RR-tietopalvelu -hankekuvaus S22167, Tuottavuutta ja vetovoimaa kuntatyöhön toimistotyötä kehittämällä

3 Suunnitelman mukainen tiivistelmä toteutuksesta

Hankkeen tavoitteet on rakennettu Tulevaisuuden kunnan tehtävien uudelleen muotoilu -esiselvityksen tulosten ja kokemusten pohjalta (ks. Tulevaisuuden kunnan tehtävien uudelleen muotoilu – case toimistotyö). Tavoitteena on edistää pienten Lapin kuntien työhyvinvointia ja tuottavuutta kehittämällä kuntatyön kivijalkaa eli toimistotyötä. Toimistotyö läpileikkaa kaikki kuntien hallintokunnat ja on näin ollen kuntatyön perusta, joka vaikuttaa niin kunnan sisäiseen toimintaan kuin asiakastyöhön ja yhteistyöverkostoissa toimimiseen. Toimistotyön kehittämisellä voidaan näin ollen vaikuttaa laajasti kuntatyön sujuvuuteen eli jokaisen kuntatyöntekijän työprosesseihin ja sähköisten järjestelmien hyödynnettävyyteen sekä sitä kautta myös asiakaspalveluprosessien toimivuuteen. Koska toimistotyötä tehdään erilaisilla rajapinnoilla, toimistotyön kokonaisvaltaisella kehittämisellä voidaan vaikuttaa myös kuntien vetovoimaisuuteen sekä palveluntuottajina että työnantajina.
Hankkeessa luodaan kuntien yhteinen visio ja raamit tulevaisuuden toimistotyölle ja rakennetaan sen pohjalta kuntien yhteinen toimistotyön ”malli”. Yhdessä rakennettu ”malli” mahdollistaa kuntien tiiviimmän yhteistyön toimistotyön kehittämisessä ja toimistopalveluiden tuottamisessa ja toisaalta huomioi kuntien erityispiirteet. Tavoitteena on, että tulevaisuuden toimistotyötä tehdään kunnissa hallintorajat ylittävissä tiimeissä, osaavalla työvoimalla ja toimistotyötä kehitetään kuntien tiiviillä yhteistyöllä. Tällä varmistetaan tulevaisuuden kunnan toimistotyön osaaminen, resurssien riittävyys ja työn vetovoimaisuus.

Toimistotyön ”mallin” rakentamisessa hyödynnetään palvelumuotoilua, johon yhdistetään kehittämisprosessin sopivassa vaiheessa Lean -menetelmiä. Tällöin toimistotyötä päästään kehittämään ja muotoilemaan menetelmillä, jotka mahdollistavat yhdessä niin työantajanäkökulman ja työntekijänäkökulman kuin kuntalaisen näkökulman huomioimisen. Toimistotyön laaja-alainen kehittäminen hyviksi havaituilla ja ajankohtaiseen työn murrokseen soveltuvilla menetelmillä useamman kunnan yhteistyönä edistää myös kuntien tuottavuutta. Tuottavuus syntyy esimerkiksi työprosessien selkiytymisestä ja yhtenäistymisestä, osaamisen kehittymisestä ja jakamisesta yli kuntarajojen, asiakaslähtöisemmistä työskentelytavoista ja verkostomaisen työskentelyn mahdollistamasta kuntien voimavarojen yhdistämisestä. Edellä mainitut tekijät edistävät myös työhyvinvointia ja työssäjaksamista jatkuvan muutoksen keskellä, mikä on pitkällä aikavälillä olennainen kuntatyön tuottavuuden tekijä.

Ennen varsinaisen muotoiluprosessin alkua kartoitetaan pilottikuntien henkilöstön ja erityisesti toimistohenkilöstön digiosaamista, jota kehitetään hankkeen aikana toteutettavilla yhteisillä koulutuksilla ja osaamisen jakamisella eri kuntien työntekijöiden kesken. Hankkeen lopussa digiosaamista ja sen kehittymistä arvioidaan uudelleen. Tavoitteena on yleisesti parantaa kuntien sähköisten järjestelmien hallintaa ja niihin liittyvää osaamista kunnissa sekä hyödyntää paremmin digitalisaation mahdollisuuksia. Koska sähköiset järjestelmät ovat toimistotyön perustyökaluja ja prosesseja, niiden toimivuudella ja hyödynnettävyydellä on merkitystä jokapäiväisen työn sujumiseen ja työn tuottavuuteen pitemmällä aikavälillä. Myös työhyvinvoinnin tilaa kartoitetaan hankkeen alussa ja arvioidaan koko kehittämisprosessin ajan osana kuntien "toimistotiimien", esimiesten ja kuntien yhteisen kehittäjätyöryhmän työskentelyä. Hankkeen lopussa työhyvinvoinnin tilaa ja sen muutosta kartoitetaan uudelleen. Osana kehittämisprosessia tuetaan ja edistetään myös esimiesten johtamisosaamista muutos- ja kehittämisprosesseissa sekä tiimimäisen työskentelyn tukemisessa. Hanke toteutetaan työpajatyöskentelynä henkilöstöä vahvasti osallistaen ja tiimityöskentelyä tukien niin kuntien sisäisissä tiimeissä kuin kuntien yhteisessä kehittäjätyöryhmässä.

Hankkeessa toteutetaan seuraavat työpaketit:
1.Laaditaan suunnitelma palvelumuotoilun ja Lean -menetelmien hyödyntämisestä rinnakkain hankkeessa
2.Digiosaamisen arviointi ja kehittäminen toimistotyössä ja siihen liittyvissä prosesseissa sekä työhyvinvoinnin tilan kartoittaminen
3.Kuntien toimistotyön kehittäjätyöryhmätyöskentely ja sen vakiinnuttaminen
4.Toimistotyön prosessien ja työtehtävien kuvaaminen
5.Tulevaisuuden toimistotyön ”mallintaminen”/muotoilu ja soveltaminen pilottikuntiin
6.Tulevaisuuden toimistotyön johtamisen kehittäminen ja vertaistuen edistäminen

Hankkeen tuloksena pilottikuntien toimistotyön prosessit ja tehtävät selkeytyvät ja yhtenäistyvät eri hallintokuntien ja kuntien välillä. Myös sähköisten järjestelmien hallittavuus ja hyödynnettävyys paranee ja erityisesti toimistotyöntekijöiden digiosaaminen syvenee/laajenee. Tämä vähentää toimistotyöhön liittyvää työkuormaa, ennakoimattomuutta ja mahdollistaa uudenlaiset toimistotyön varahenkilöjärjestelmät. Pitkällä aikavälillä uudenlaisen toimistotyön mallin toteuttaminen kunnissa on sujuvoittanut ja tehostanut kuntatyötä jokaisessa hallintokunnassa ja samalla parantanut myös asiakaspalveluprosesseja. Läpileikkaavana toimintana toimistotyön uudistuminen vaikuttaa laajasti kunnan henkilöstön työn sujuvuuteen ja näin ollen myös työhyvinvointiin ja kuntatyön kokonaistehokkuuteen.
Tiimimäinen toimistotyö sekä kuntien tiivis yhteistyö toimistotyön kehittämisessä ja toteuttamisessa on parantanut jokaisen toimistotyöntekijän mahdollisuuksia kehittää osaamistaan ja hallita toimistotyöhön olennaisesti liittyviä sähköisiä järjestelmiä ja -alustoja. Kehitettävällä toimistotyön uudella mallilla kunnat varautuvat myös tulevaisuuden kunnan palvelujen tuottamisen haasteeseen yhä tiukentuvassa kuntataloudessa ja kuntalaisten palvelutarpeiden kasvaessa väestön ikääntyessä.
Toimistotyön uudenlaiset työntekemisen tavat ja työn hallittavuus sekä kuntien välinen verkostomainen yhteistyö parantaa työssäjaksamista ja toisaalta se tekee toimistotyöstä houkuttelevampaa ja vetovoimaisempaa, jolloin työvoimaa on paremmin saatavilla myös pienten kuntien tulevaisuuden tarpeisiin.

4 Hankkeen kohderyhmät

4.1 Varsinaiset kohderyhmät

Hankkeen varsinaisena kohderyhmänä ovat neljä Lapin kuntaa: Posio, Salla, Ylitornio ja Pello, jotka toimivat toimenpiteiden pilottikuntina. Kunnissa kohderyhmänä on pääosin toimistohenkilöstö ja heidän esimiehensä sekä toimistotyön prosesseihin olennaisesti liittyvä muu henkilöstö. Koska toimistotyö läpileikkaa kaikki hallintokunnat, toimistotyön kehittäminen vaikuttaa laajemmin myös muuhun kunnaan henkilöstöön ja toimistotyön kehittämisprosessiin osallistuu tarpeen mukaan myös muuta henkilöstöä. Välillisesti hankkeen tulokset ovat hyödynnettävissä myös muissa Lapin kunnissa erityisesti toimistotyön kehittämisen ja vertaistyöskentelymallin rakentamisen osalta.

4.2 Välilliset kohderyhmät

Hankkeessa toteutettava toimistotyön kehittäminen vaikuttaa välillisesti myös kuntalaisiin, kuntien yhteistyöverkostoihin ja elinkeinotoiminnan harjoittajiin, sillä toimistotyötä tehdään kyseisillä rajapinnoilla.

5 Projektin julkinen rahoitus, euroa

Myönnetty EU- ja valtion rahoitus: 165 299

Toteutunut EU- ja valtion rahoitus: 164 933

Suunniteltu julkinen rahoitus yhteensä: 206 624

Toteutunut julkinen rahoitus yhteensä: 206 240

6 Maantieteellinen kohdealue

Maakunnat: Lappi

Seutukunnat: Torniolaakson, Itä-Lapin

Kunnat: Posio, Ylitornio, Pello, Salla

Toteutuspaikan osoite, jos hanke toteutetaan yhdessä paikassa

Jakeluosoite:

Postinumero:

Postitoimipaikka:

7 Hakemusvaiheessa ilmoitettavat arviot hankekohtaisista seurantiedoista

7.1 Osallistuvien yritysten lukumäärä

Suunniteltu: 0

Toteutunut seurantatietojen mukaan: 0

7.2 Osallistuvien henkilöiden lukumäärä

Suunniteltu: 85

8 Horisontaaliset periaatteet

8.1 Sukupuolten tasa-arvo

Hankkeessa on tehty toimintaympäristön analyysi sukupuolinäkökulmasta: Kyllä

Hankkeen kohderyhmänä on lappilaisten kuntien toimistotyöntekijät ja heidän esimiehensä, joista suurin osa on naisia. Hanke perustuu esiselvitykseen, johon osallistui kyseisen kohderyhmän edustajia. Heistä naisia oli 79%, mikä on tyypillistä kunta-alalla ja toimistotehtävissä. Hankkeessa toteutettava kehittämistyö kohdistuu naisvaltaisen alan työhön ja sellaiseen kohderyhmään, joka on ollut harvoin kehittämisen keskiössä. Toimistotyö tapahtuu usein huomaatta taustalla ja sitä pidetään itsestäänselvyytenä. Toimistotyö läpileikkaa kaikki kuntien hallintokunnat ja vaikuttaa näin ollen kaikkeen kunnan toimintaan ja palveluprosessien sujuvuuteen. Hankkeessa tätä pääosin naisten tekemää hiljaista työtä tehdään näkyväksi ja kehitetään heidän kanssaan tulevaisuuden kunnan tarpeisiin. Kehittämistyöllä edistetään niin kuntien tuottavuutta palvelu- ja työprosessien sujuvuuden kautta kuin työhyvinvointia ja työssäjaksamista tiimimäisellä työskentelyllä uusilla työntekemisen tavoilla. Hankkeella tehdään näkyväksi toimistotyön merkitys kuntatyön kokonaisuudessa ja tuottavuudessa sekä luodaan sellainen toimistotyön malli, että nykyiset työntekijät jaksavat työssään pidempään ja toisaalta toimistotyö nähdään vetovoimaisena ja merkityksellisenä työnä.

Sukupuolinäkökulma on huomioitu hankkeen toiminnassa (valtavirtaistaminen): Kyllä

Hankkeen työskentely tapahtuu työpajoissa, joihin kuntien valitsema toimistohenkilöstö esimiehineen osallistuu tasavertaisina. Työpajatyöskentely toteutetaan siten, että kaikki pääsevät hyödyntämään ja jakamaan omaa osaamistaan sekä oppimaan muilta. Koska toimistohenkilöstöstä monet ovat pitkään kunnassa palvelleita, heillä on valtava tietomäärä, osaaminen ja kokemus, jota työskentelyn aikana tehdään näkyväksi ja jaetaan nuoremmille kollegoille. Hankkkeen suunnittelussa on otettu huomioon myös toimistotyöhön liittyvän digiosaamisen kehittäminen siten, että myös vanhemmalla ikäpolvella olisi helpompi tarttua digitalisaation mahdollisuuksiin ja kehittää omaa osaamistaan tulevaisuuden tarpeisiin.

Hankkeen päätavoite on sukupuolten tasa-arvon edistäminen: Ei

Vaikka hankkeen päätavoite ei ole sukupuolten tasa-arvon edistäminen, sillä tehdään näkyväksi toimistotyön merkitys koko kunnan toiminnan kannalta ja edistetään naisvaltaisen toimistotyön arvostusta. Pitkällä aikavälillä on kuitenkin mahdollista, että tulevaisuuden kunnan työ muuttuu ja kehittyy sisällöltään, työtavoiltaan ja työympäristöltään sellaiseksi, jota ei mielletä enää niin voimakkaasti perinteiseksi miesten tai naisten työksi. Työn kehittämisellä ja uudenlaisten työntekemisen tapojen kehittämisellä voidaan ainakin pitkällä tähtäimellä vaikuttaa jonkin verran myös kunta-alan segregaatioon. Tällä hankkeella voidaan edistää ainakin toimistotyön vetovoimaisuutta ja saada tulevaisuudessa mahdollisesti myös miehet kiinnostumaan toimistotyön tehtäväkentästä.

8.2 Kestävä kehitys

	Välitön	Välillinen
Ekologinen kestävyys
Luonnonvarojen käytön kestävyys	0	2
Tulevaisuuden kunnan työn kehittäminen vaikuttaa pitkällä tähtäimellä myös luonnonvarojen kestävään käyttöön, kun työssä hyödynnetään enemmän esimerkiksi digitalisaation mahdollisuuksia ja ajasta ja paikasta riippumattomia työkäytänteitä ja palveluja.
Ilmastonmuutoksen aiheuttamien riskien vähentäminen	0	2
Tulevaisuuden kunnan työn kehittäminen vaikuttaa pitkällä tähtäimellä myös ilmastonmuutoksen aiheuttamien riskien vähentämiseen, kun työssä hyödynnetään nykyaikaista teknologiaa ja vähemmän ympäristöä kuormittavia toimintatapoja.
Kasvillisuus, eliöt ja luonnon monimuotoisuus	0	0
Hankkeella ei ole erityisiä vaikutuksia kasvillisuuteen, eliöihin tai luonnon monimuotoisuuteen.
Pinta- ja pohjavedet, maaperä sekä ilma (ja kasvihuonekaasujen väheneminen)	0	0
Hankkeella ei ole erityisiä vaikutuksia pinta- ja pohjavesiin tai maaperään ja ilmaan.
Natura 2000 -ohjelman kohteet	0	0
Hankkeella ei ole vaikutuksia Natura 2000 - ohjelman kohteisiin.
Taloudellinen kestävyys
Materiaalit ja jätteet	0	2
Tulevaisuuden kunnan työtä kehittämällä ja digitalisaation mahdollisuuksia hyödyntämällä voidaan pitkällä aikavälillä vähentää ainakin toimistomateriaalien kulutusta ja niistä syntyvien jätteiden määrää.
Uusiutuvien energialähteiden käyttö	0	0
Hankkeella ei ole erityisiä vaikutuksia uusiutuvien energialähteiden käyttöön.
Paikallisen elinkeinorakenteen kestävä kehittäminen	0	3
Tulevaisuuden kunnan työn kehittämisessä huomioidaan asiakasnäkökulma eli kunnan asukkaat, yritykset ja muut sidosryhmät. Kunnan työtä ja toimintatapoja kehittämällä voidaan palvella paremmin myös paikallisia elinkeinoja ja niiden kestävää kehittämistä.
Aineettomien tuotteiden ja palvelujen kehittäminen	1	3
Hankkeessa kehitetään tulevaisuuden kunnassa tehtävää työtä, mikä edistää kunnan palveluprosessien toimivuutta ja tuottavuutta pitkällä aikavälillä.
Liikkuminen ja logistiikka	0	2
Tulevaisuuden kunnan työn kehittämisellä voi olla pitkällä aikavälillä vaikutuksia liikkumiseen ja logistiikkaan, sillä digitalisaation mahdollisuuksien tehokkaampi hyödyntäminen voi vähentää paikkaan sidottujen palvelujen tarvetta ja näin ollen liikkumista paikasta toiseen tai tavaroiden siirtelyä paikasta toiseen.
Sosiaalinen ja kulttuurinen kestävyys sekä yhdenvertaisuus
Hyvinvoinnin edistäminen	5	5
Hanke edistää siihen osallistuvien kuntien toimistohenkilöstön työhyvinvointia, sillä hankkeessa järjestettävät työpajat ovat osallistavia ja työntekijät pääsevät kehittämään niissä omaa työtään asiantuntijoiden ohjauksessa. Lisäksi osallistujille järjestetään vertaistyöpajoja, joissa työtä päästään kehittämään yhdessä muiden kuntien kanssa. Välillisesti hanke edistää myös muun kunnan henkilöstön työhyvinvointia, sillä toimistotyö läpileikkaa kaikki hallintokunnat ja vaikuttaa näin ollen jokaisen työntekijän työprosesseihin. Hankkeessa tapahtuva työskentely parantaa kuntien henkilöstön yhtäläisiä valmiuksia tulevaisuuden muutoksiin ja antaa välineitä/näkökulmia oman työn jatkuvaan kehittämiseen.
Tasa-arvon edistäminen	0	5
Hankkeella ei ole suoria vaikutuksia tasa-arvon edistämiseen, mutta tasa-arvonäkökulma otetaan huomioon hankkeen toiminnassa. Hankkeessa järjestettävään kehittämistyöhön osallistuvista suurin osa on naisia, jolloin hanke tukee naisvaltaisen alan työn kehittämistä ja työhyvinvointia. Kehittämisen kohteena oleva toimistotyö on usein "hiljaista" ja taustalla tapahtuvaa työtä, jonka merkitys koko kunnan toiminnan kannalta usein unohtuu. Hankkeessa tehdäänkin näkyväksi toimistotyön merkitystä koko kunnan näkökulmasta ja edistetään näin ollen myös toimistotyön arvostusta ja vetovoimaisuutta.
Yhteiskunnallinen ja kulttuurinen yhdenvertaisuus	0	3
Tulevaisuuden kunnan tehtävien kehittäminen parantaa pitkällä aikavälillä kuntalaisten yhdenvertaisuutta, koska kuntien tehtäviä, erityisesti toimistotyötä, joka vaikuttaa kaikkien hallintokuntien työhön ja toimii myös asiakasrajalinnassa, on kehitetty asiakasnäkökulma huomioiden ja digitalisaation mahdollisuudet tunnistaen. Myös osaava ja hyvinvoiva kunnan henkilöstö palvelee kuntalaisia parhaiten.
Kulttuuriympäristö	0	0
Hankkeella ei ole erityisiä vaikutuksia kulttuuriympäristöön.
Ympäristöosaaminen	0	0
Hankkeella ei ole erityisiä vaikutuksia ympäristöosaamiseen.

9 Loppuraportin tiivistelmä

Hankkeessa on palvelumuotoilun ja Lean -menetelmin tarkasteltu kuntakohtaisesti toimistotyön prosesseja. Toimistotyö on tehty näkyväksi ja prosesseja on ”liinattu”. Toimistotyön prosessit valikoituivat kunnista esiin nousseiden tarpeiden pohjalta. Prosessien selkeyttäminen ja näkyväksi tekeminen ovat vahvistaneet kuntatyön kivijalkaa, eli toimistotyötä lisäten näin sekä tuottavuutta että hyvinvointia. Toimistotyöntekijöiden digiosaamista ja työhyvinvointia on arvioitu hankkeen alku- ja loppuvaiheissa. Kysely antoi kuvaa kuntien digitalisaation tilasta kunnissa sekä osaamisen näkökulmasta että työhyvinvoinnin näkökulmasta. Osaamisen puutteiden osalta hankkeen aikana on tehty toimenpiteitä ja jaettu osaamista kuntien kesken. Työhyvinvointia kuormittaviin tekijöihin on paneuduttu hankkeen kuntakohtaisissa työpajoissa ja esihenkilöiden sparraustapaamisissa.

Hankkeessa vakiinnutettiin kehittäjätyöryhmän toiminta, joka sittemmin vakiintui kuntarajat ylittäväksi tiimityöksi, tulevaisuuden toimistotyön malliksi. Hankkeen aikana on luotu kuntien tarpeita vastaavia tiimejä, jotka jatkavat toimintaansa hankkeen päättymisen jälkeen. Kuntarajat ylittävä tiimityö mahdollistaa vertaistuen lisäksi työn tehokkuuden lisääntymisen ja osaamisen jakamisen. Tulevaisuuden toimistotyöstä on hankkeen aikana laadittu visuaalinen mallinnos.

Esihenkilöiden työhyvinvointia ja vertaistuellisuutta on edistetty sekä kuntakohtaisilla, että kuntien välisillä esihenkilöiden sparraustapaamisilla. Tapaamisten sisällölliset teemat nousivat kohderyhmältä itseltään. Sparraustapaamiset jatkuvat itsenäisesti hankkeen päättymisen jälkeen kuntien omana toimintana kuntarajat ylittävästi.

Euroopan sosiaalirahaston (ESR) rahoittaman hankkeen kuvaus

1 Hanke

2 Hakijan perustiedot