Euroopan unioni Vipuvoimaa EU:lta

Euroopan aluekehitysrahaston (EAKR) rahoittaman hankkeen kuvaus

1 Hanke

Hankekoodi: A71510

Hankkeen nimi: Tapahtumien Hubi

Toimintalinja: 2. Uusimman tiedon ja osaamisen tuottaminen ja hyödyntäminen

Erityistavoite: 4.1. Tutkimus-, osaamis- ja innovaatiokeskittymien kehittäminen alueellisten vahvuuksien pohjalta

Suunnitelman mukainen toteutusaika: Alkaa 1.2.2016 ja päättyy 31.12.2018

Toiminnan tila: Toiminta päättynyt

Vastuuviranomainen: Pohjois-Pohjanmaan liitto

2 Hakijan perustiedot

Hakijan virallinen nimi: Oulun kaupunki

Organisaatiotyyppi: Kunta

Y-tunnus: 0187690-1

Jakeluosoite: PL 22 / Yrttipellontie 6

Puhelinnumero: 0444973117

Postinumero: 90015

Postitoimipaikka: Oulun kaupunki

WWW-osoite: https://www.businessoulu.com/

Hankkeen yhteyshenkilön nimi: Ari Saine

Yhteyshenkilön asema hakijaorganisaatiossa: Rahoitusasiantuntija

Yhteyshenkilön sähköpostisoite: ari.saine(at)businessoulu.com

Yhteyshenkilön puhelinnumero: 0444973117

Hakijoiden lukumäärä tai tuen siirto -menettely: Hakijoita on useampi kuin yksi (yhteishanke)

Osatoteuttajat

Oulun Kulttuuritapahtumayhdistys ry, 2378655-2

3 Suunnitelman mukainen tiivistelmä toteutuksesta

Tapahtumien on todettu tuovan alueelleen vaurautta elinkeinoelämän, hyvinvoinnin ja viihtyisyyden näkökulmasta. Tapahtumilla on merkittävä rooli positiivisen aluekuvan ja vetovoimaisten keskusten muodostumisessa. Uusien tuotanto- ja ansaintamallien kehittäminen tapahtuma-alalle on tärkeää, koska useimmat kulttuuri- ja festivaalitapahtumat kärsivät tällä hetkellä puutteellisista rahoitusresursseista ja monet alueellisesti tärkeät tapahtumat toimivat vähenevien julkisten tuki-instrumenttien varassa.

Pohjois-Pohjanmaan kulttuuri- ja festivaalitapahtumien keskeinen haaste on myös soveltumattomuus alueen matkailullisen yhteismarkkinoinnin sykliin. Myös sekä alueen asukkaille että matkailijoille suunnattu tapahtumaviestintä alueen sisällä ja kaupunkitilassa on kärsinyt yhteisten toimivien tiedotuskanavien puutteesta. Hankkeen avulla tutkitaan ja testataan uusia kanavia ja keinoja valtakunnallisen ja kansainvälisen yhteismarkkinoinnin tehostamiseksi ja suurempien asiakasmäärien saavuttamiseksi.


TAVOITTEET

- vahvistaa Pohjois-Pohjanmaan imagoa laadukkaan kulttuuritarjonnan maakuntana
- lisätä alueelle suuntautuvaa matkailua
- kasvattaa alueen tapahtumien asiakasmääriä ja liikevaihtoa
- lisätä tapahtumien näkyvyyttä alueen matkailumarkkinoinnissa
- tukea ja aktivoida tapahtumatuottajien alueellista, kansallista ja kansainvälistä yhteistyötä
- luoda uusia tuotanto- ja rahoitusinnovaatiota tapahtuma-alalle
- kehittää tapahtumatuottajien substanssi- ja liiketoimintaosaamista
- tuottaa tietoa tapahtumien toimintaympäristöstä ja vaikutuksista


TOIMENPITEET

Pohjois-Pohjanmaan profiilitapahtumien ympärille rakennetaan alueellinen tapahtumien verkostotoiminnan malli - tapahtumien hubi. Verkoston keskeisenä tehtävänä on luoda foorumi tapahtumien väliselle vuoropuhelulle, jonka avulla löydetään suuntaviivat alueen tapahtumatoimialan kehittämiselle. Keskeisenä elementtinä on tapahtumien toimintaympäristössä tehtävä tutkimus.

Hankkeessa kehitetään uusia työkaluja ja testataan kanavia tapahtumien yhteismarkkinointiin ja alueen tapahtumatiedotukseen. Uusia toiminnallisia markkinointikonsepteja on tarkoitus testata erityisesti Oulun juhlaviikkojen tapahtumaverkostossa.

Tapahtumaverkostossa kehitetään myös koko alueen kulttuuritapahtumia palvelevia uusia yhteistuotantomalleja sekä yritysyhteistyökonsepteja. Oulun juhlaviikkojen verkosto tarjoaa valmiin alustan co-creation-pilottien sekä eri tapahtumatuotannon osa-alueiden kehittämiseen kohdistuvan workshop-työskentelyn toteuttamiseen.

Hanke muodostuu kolmesta toimenpidekokonaisuudesta, joista kahden ensimmäisen toteuttamisen päävastuu on Oulun kaupungilla ja kolmannen Oulun kulttuuritapahtumayhdistys ry:llä.

1. Tapahtumatuottajien verkosto
– foorumi ja toimintamalli Oulun ja Pohjois-Pohjanmaan profiilitapahtumien yhteistyölle
– alaan liittyvän tutkimuksen tekeminen
– koulutusten järjestäminen
– kotimaisten ja kansainvälisten verkostojen luominen
– yhteistyö elinkeinojen rajat ylittäen, kehitystyö eri toimijoiden ja kehittämisorganisaatioiden kesken

2. Viestinnän kanavat ja työkalut
– markkinointikanavaselvitys
– tapahtumien matkailullinen paketointi
– yhteismarkkinoinnin pilotit valittuihin kanaviin
– alueellisen tapahtumatiedotuksen kehittäminen
– uusien viestintäinnovaatioiden kehittäminen ja testaaminen

3. Tapahtumainnovaatiot ja tuotantomallit
– tapahtumien rahoituspohjan vahvistaminen, erityisesti kulttuurisponsorointiin ja yritysyhteistyöhön liittyvät kokeilut
– uusien ansaintamallien ja tapahtumiin liittyvän liiketoiminnan kehittäminen
– yhteistuotantomallien kehittäminen ja testaaminen


TULOKSET

- Alueen tapahtumille on yhteiset mittarit – seuranta ja tutkimus on säännöllistä
- Tapahtuma-alalle syntyy uusia tuotantomalleja, jotka tehostavat organisaatioiden toimintaa
- Alueen tapahtumatuottajien välille syntyy uusia yhteistyömalleja ja yhteistyö matkailualan kanssa tiivistyy
- Tapahtumien näkyvyys alueen matkailumarkkinoinnissa ja –tiedotuksessa lisääntyy
- Tapahtuma-alan toimijat saavuttavat uusia asiakkaita ja kasvattavat liikevaihtoaan uusien työkalujen ja osaamisen avulla
- Alueen tapahtumien kävijämäärät lisääntyvät
- Tapahtumamatkailijoiden määrä alueella kasvaa ja tapahtumat luovat positiivista mielikuvaa alueesta

4 Hankkeen kohderyhmät

4.1 Varsinaiset kohderyhmät

Oulun ja Pohjois-Pohjanmaan kulttuuri- ja festivaalitapahtumia järjestävät yritykset, yhdistykset ja freelance-tuottajat

4.2 Välilliset kohderyhmät

Matkailutoimialan yritykset
Kulttuuri- ja festivaalitapahtumien yhteistyökumppaniyritykset
Tapahtumatuotantojen alihankkijayritykset
Oulun ja Pohjois-Pohjanmaan asukkaat
Oulun ja Pohjois-Pohjanmaan alueen matkailijat
Pohjois-Pohjanmaan kunnat

5 Projektin julkinen rahoitus, euroa

Myönnetty EU- ja valtion rahoitus: 399 838

Toteutunut EU- ja valtion rahoitus: 394 039

Suunniteltu julkinen rahoitus yhteensä: 592 453

Toteutunut julkinen rahoitus yhteensä: 583 861

6 Maantieteellinen kohdealue

Maakunnat: Pohjois-Pohjanmaa

Seutukunnat: Oulunkaaren, Raahen, Koillismaan, Nivala-Haapajärven, Ylivieskan, Oulun, Haapavesi-Siikalatvan

Kunnat: Oulainen, Siikajoki, Ylivieska, Raahe, Utajärvi, Muhos, Pyhäjärvi, Ii, Sievi, Taivalkoski, Tyrnävä, Kalajoki, Lumijoki, Siikalatva, Oulu, Kärsämäki, Kempele, Reisjärvi, Merijärvi, Alavieska, Hailuoto, Pyhäjoki, Haapajärvi, Kuusamo, Pudasjärvi, Haapavesi, Pyhäntä, Liminka, Nivala

Toteutuspaikan osoite, jos hanke toteutetaan yhdessä paikassa

Jakeluosoite:

Postinumero:

Postitoimipaikka:

7 Hakemusvaiheessa ilmoitettavat arviot hankekohtaisista seurantiedoista

7.1 Uusien työpaikkojen määrä (kysytään vain erityistavoitteisiin 1.1, 2.1 ja 3.1 kuuluvissa hankkeissa)

Suunniteltu: 0, joihin työllistyvät naiset 0

Toteutunut seurantatietojen mukaan: 0, joihin työllistyvät naiset 0

7.2 Uusien yritysten määrä (kysytään vain erityistavoitteeseen 1.1 kuuluvissa hankkeissa)

Suunniteltu: 0, joista naisten perustamia 0

Toteutunut seurantatietojen mukaan: 0, joista naisten perustamia 0

8 Horisontaaliset periaatteet

8.1 Sukupuolten tasa-arvo

Hankkeessa on tehty toimintaympäristön analyysi sukupuolinäkökulmasta: Kyllä
Päätoteuttaja on Sivistys- ja kulttuuripalvelut, jonka henkilöstöstä n. 82 % on naisia ja 18 % miehiä. Oulun kaupungin linjan mukaisesti viranomaisen tulee edistää kaikessa toiminnassaan tasa-arvoa ja yhdenvertaisuutta. Sivistys- ja kulttuuripalveluiden tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelma valmistui vuonna 2014. Hanke toteutetaan Oulun kaupungin linjan mukaisesti. Välillisenä kohderyhmänä ovat Oulun ja Pohjois-Pohjanmaan asukkaat ja matkailijat, matkailutoimialan yritykset, kulttuuri- ja festivaalitapahtumien potentiaaliset yhteistyökumppaniyritykset sekä tapahtumatuotantojen alihankkijayritykset. Laajuutensa vuoksi välillisen kohderyhmän toimintaympäristöä ei ole analysoitu sukupuolinäkökulmasta.
Sukupuolinäkökulma on huomioitu hankkeen toiminnassa (valtavirtaistaminen): Kyllä
Hankkeen toimenpiteet ovat sukupuolineutraaleja eli kohdistuvat sukupuoleen katsomatta hankkeen välittömään ja välilliseen kohderyhmään. Hanke toteutetaan huomioimalla sukupuolten tasa-arvo.
Hankkeen päätavoite on sukupuolten tasa-arvon edistäminen: Ei
Hankkeen päätavoitteena on Oulun ja Pohjois-Pohjanmaan alueen kulttuuri- ja festivaalitapahtumien toimintaympäristön kehittäminen.

8.2 Kestävä kehitys

VälitönVälillinen
Ekologinen kestävyys
Luonnonvarojen käytön kestävyys 3 5
Toiminnalla tuotetaan aineettomia palveluita. Hankkeen kehittämistoimenpiteissä suositaan pääosin digitaalisia palveluita ja ratkaisuja painomateriaalien sijaan. Matkustamiseen käytetään mahdollisimman suoria lentoyhteyksiä, yhteisiä kyytejä ja julkisia kulkuneuvoja. Oulun kaupungin Sivistys- ja kulttuuripalvelut on sitoutunut Green Office -ohjelmaan, jonka tavoitteena on toimiston ekologisen jalanjäljen pienentäminen ja kasvihuonekaasupäästöjen vähentäminen. Tavoitteiden toteutumista seurataan allaolevilla indikaattoreilla: -sähkönkulutus -kopiopaperinkulutus -henkilökunnan kulutustavat (kulutustapa-mittari)
Ilmastonmuutoksen aiheuttamien riskien vähentäminen 0 5
Toiminnalla tuotetaan aineettomia palveluita. Matkustamiseen käytetään mahdollisimman suoria lentoyhteyksiä, yhteisiä kyytejä ja julkisia kulkuneuvoja. Oulun kaupungin Sivistys- ja kulttuuripalvelut on sitoutunut Green Office -ohjelmaan, jonka tavoitteena on toimiston ekologisen jalanjäljen pienentäminen ja kasvihuonekaasupäästöjen vähentäminen. Tavoitteiden toteutumista seurataan allaolevilla indikaattoreilla: -sähkönkulutus -kopiopaperinkulutus -henkilökunnan kulutustavat (kulutustapa-mittari)
Kasvillisuus, eliöt ja luonnon monimuotoisuus 0 0
Hankkeen painopiste on verkoston, viestinnän ja tuotantomallien kehittämisessä. Näin ollen toiminnalla ei ole välittömiä tai välillisiä vaikutuksia kasvillisuuteen, elöihin ja luonnon monimuotoisuuteen.
Pinta- ja pohjavedet, maaperä sekä ilma (ja kasvihuonekaasujen väheneminen) 0 3
Toiminnalla tuotetaan aineettomia palveluita. Matkustamiseen käytetään mahdollisimman suoria lentoyhteyksiä, yhteisiä kyytejä ja julkisia kulkuneuvoja.
Natura 2000 -ohjelman kohteet 0 0
Hankkeen toiminta ei liity Natura 2000 –ohjelman kohteisiin
Taloudellinen kestävyys
Materiaalit ja jätteet 3 5
Toiminnalla tuotetaan pääasiassa aineettomia palveluita. Hankkeen kehittämistoimenpiteissä suositaan pääosin digitaalisia palveluita ja ratkaisuja painomateriaalien sijaan. Oulun kaupungin Sivistys- ja kulttuuripalvelut on sitoutunut Green Office - ohjelmaan, jonka tavoitteena on toimiston ekologisen jalanjäljen pienentäminen ja kasvihuonekaasupäästöjen vähentäminen. Tavoitteiden toteutumista seurataan allaolevilla indikaattoreilla: -sähkönkulutus -kopiopaperinkulutus -henkilökunnan kulutustavat (kulutustapa-mittari)
Uusiutuvien energialähteiden käyttö 0 0
Hankkeen toiminnalla kehitetään uusia verkostoja, menetelmiä ja tuotantomalleja. Toiminnalla ei ole vaikutusta uusiutuvien energialähteiden käyttöön.
Paikallisen elinkeinorakenteen kestävä kehittäminen 7 7
Hankkeen toiminnalla on kehitetään alueen elinkeinorakennetta tuottamalla alueen tapahtuma-alan toimijoille osaamista lisääviä koulutuksia ja työvälineitä sekä pyrkimällä kasvattamaan alueen matkailijoiden ja tapahtumiin osallistuvien asukkaiden määrää. Hankkeessa luotavat mallit jäävät alueen tapahtuma-alan toimijoiden käyttöön hankkeen jälkeen.
Aineettomien tuotteiden ja palvelujen kehittäminen 4 4
Hankkeen välitön tavoite on vahvistaa Oulun ja Pohjois-Pohjanmaan alueen houkuttelevuutta kulttuurimatkailun kohteena kehittämällä tapahtumia ja tapahtumatuotannon prosesseja. Useimmiten tapahtumat sisältävät aineettomien palvelutuotteiden elementtejä. Viestinnässä ja palveluissa pyritään myös suosimaan sähköisiä työkaluja.
Liikkuminen ja logistiikka 0 0
Hankkeen toimenpiteillä pyritään matkailijoiden määrän lisäämiseen alueella. Matkustamiseen käytetään mahdollisimman suoria lentoyhteyksiä, yhteisiä kyytejä ja julkisia kulkuneuvoja.
Sosiaalinen ja kulttuurinen kestävyys sekä yhdenvertaisuus
Hyvinvoinnin edistäminen 6 6
Toiminnalla pyritään vahvistamaan Oulun ja Pohjois-Pohjanmaan alueen houkuttelevuutta kulttuurimatkailun kohteena kehittämällä tapahtumia ja tapahtumatuotannon prosesseja. Elävillä ja monimuotoisilla kulttuuripalveluilla on välittömiä ja välillisiä vaikutuksia Oulun ja Pohjois-Pohjanmaan asukkaiden ja matkailijoiden elämänhallintaan, hyvinvointiin ja myös terveyteen.
Tasa-arvon edistäminen 0 0
Hankkeen toimenpiteet ovat sukupuolineutraaleja eli kohdistuvat sukupuoleen katsomatta hankkeen välittömään ja välilliseen kohderyhmään. Hanke toteutetaan huomioimalla sukupuolten tasa-arvo.
Yhteiskunnallinen ja kulttuurinen yhdenvertaisuus 5 5
Hanke edistää kulttuurin alueellista saatavuutta. Oulun kulttuuritapahtumayhdistys ry on tehnyt vuonna 2015 kattavan saavutettavuuskartoituksen ja -toimenpidesuunnitelmat jäsenfestivaaleilleen. Kartoituksen tuloksia hyödynnetään hankkeen toimenpiteissä. Hankkeen toimenpiteet kohdistuvat hankkeen välittömään ja välilliseen kohderyhmään sukupuoleen tai yhteiskuntaryhmiin katsomatta. Hanke toteutetaan yhteiskunnallisen yhdenvertaisuuden periaatteiden mukaisesti.
Kulttuuriympäristö 6 6
Kulttuuri- ja festivaalitapahtumat ovat osa alueen kulttuuriperintöä. Hankkeella vahvistetaan tapahtumien toimintaympäristöä. Hankkeen toimenpiteiden kautta elävöitetään rakennettua ympäristöä.
Ympäristöosaaminen 3 3
Hankkeen välilliseen kohderyhmään kuuluu matkailutoimialan yrityksiä, kulttuuri- ja festivaalitapahtumien potentiaalisia yhteistyökumppaniyrityksiä sekä tapahtumatuotantojen alihankkijayrityksiä, joilla on omat kaupungista riippumattomat kestävän kehityksen suunnitelmat. Hankkeen koulutuksissa pyritään edistämään ympäristötietoutta tapahtumatuotannoissa.

9 Loppuraportin tiivistelmä

Tapahtumien Hubi hanke toteutettiin, koska tapahtuma-alalle tarvitaan lisää resursseja ja parempaa tapahtumaviestintää. Lisäksi haluttiin tutkimukseen perustuvaa tietoa toimialan vaikuttavuudesta ja merkityksestä.

Tapahtumien Hubin tavoitteena oli lisätä alueen tapahtumien monialaista yhteistyötä, luoda tapahtumille mittarit toiminnan seuraamiseen sekä todistaa tapahtumien alueellinen vaikuttavuus. Lisäksi pyrittiin saamaan näkyvyyttä tapahtumille yhteismarkkinoinnilla ja uusia kumppanuuksia pilottikokeiluilla.

Tapahtumien verkostoa rakennettiin luomalla alueen profiilitapahtumien ympärille verkostotoiminnan malli, Tapahtumien Hubi, joka konkretisoitui säännöllisesti järjestettävissä koulutus- ja verkostoitumistilaisuuksissa Tapahtumien klubeilla. Klubeja, joiden teemat vaihtelivat ympäristötietoisuuden lisäämisestä sponsorihankintaan, järjestettiin yhteensä 15 kertaa vuosina 2016–18. Verkoston ansiosta tapahtumajärjestäjien välinen yhteistyö lähti kasvuun hankkeen aikana.

Alueen festivaaleista vain murto-osa oli aiemmin toteuttanut yleisölleen kävijäkyselyjä. Hankkeessa käynnistettiin tapahtumien säännöllinen seuranta kävijäkyselyjen avulla. Yhteensä yli 20 tapahtumaa ja festivaalia teetti kävijäkyselyn, yli 10 tapahtumaa kaikkina kolmena hankevuonna. Kävijäkyselyjen avulla festivaalit oppivat tuntemaan yleisönsä paremmin ja täten myös tavoittamaan kohderyhmänsä entistä paremmin. Kävijäkyselyjen tuloksia pystytään hyödyntämään niin markkinoinnissa kuin kumppanuuksien ja rahoituksen hankinnassakin.

Hankkeen teettämässä tutkimuksessa selvisi, että kulttuurifestivaalit ovat merkittäviä Pohjois-Pohjanmaan taloudelle. Oulun yliopiston kauppakorkeakoulussa tehdyn tutkimuksen mukaan kulttuurifestivaalit tuottavat alueelle yli 20 miljoonaa euroa vuodessa. Jokainen festivaaliin laitettu euro tuottaa lähes seitsemän euron arvonlisäyksen aluetalouteen. Selvityksen mukaan toimialan kehittymiseksi tarvitaan kuitenkin lisää festivaalien yhteistyötä ja ympärivuotisia festivaaleja, jotta liiketoiminta olisi kannattavaa.

Tapahtumien viestintä ja markkinointi on todettu puutteelliseksi, koska festivaaleilla on harvoin tarpeeksi resursseja markkinoida valtakunnallisesti, kansainvälisestä markkinoinnista puhumattakaan. Hankkeessa pyrittiin vaikuttamaan tapahtumien näkyvyyteen yhteismarkkinoinnin keinoin. Yhteismarkkinointikokeiluja tehtiin aina Oulun juhlaviikkojen mobiiliapplikaatiosta festivaalien pop up -näyteikkunana toimineeseen Festaarioon, joka kokosi festivaalit yhteen tilaan Oulun keskustassa kesän 2018 ajaksi. Festaariossa markkinoitiin tapahtumia mm. järjestämällä tempauksia ja pop up -tapahtumia. Kokeilujen perusteella tapahtumat tekevät jatkossakin enemmän markkinointia yhdessä.

Toimivan tapahtumakalenterin edistämiseksi ei tehty uusia kalenterisuunnitelmia, vaan osallistuttiin sanomalehti Kalevan lanseeraaman Tapahtumat-sivuston kehittämiseen. Lisäksi pyrittiin lähentämään tapahtuma- ja matkailualan markkinointia Oulun Matkailun toimijasopimuksen kautta. VisitOulu-sivustolle nostettiin 10 pohjoispohjalaista tapahtumaa, joilla nähtiin olevan kansainvälistä potentiaalia. Näiden toimenpiteiden ansiosta sekä alueen asukkaat että matkailijat ovat voineet löytää helpommin tietoa festivaaleista. Hankkeessa järjestettiin myös kohtaamisia tapahtumajärjestäjien ja matkailutoimijoiden välille.

Tapahtumien Hubi -hankkeessa etsittiin ideoita kokeiluille, joilla ratkaistaan kustannustehokkaasti tapahtumatoimialan haasteita. Piloteilla edistettiin kulttuurisponsorointia, uusia tuotanto- ja rahoitusmalleja ja tapahtumamarkkinointia. Pilotteihin varatulla 45 000 eurolla saatiin toteutettua 14 pilottia, joista suuri osa merkitsi tapahtumalle uudenlaisen tuotantomallin tai -konseptin testaamista. Näkyvin ja laajimmalle levinnyt pilotti oli kahden kansainvälisesti kiinnostavan oululaistapahtuman Ilmakitaransoiton MM-kisojen ja Polar Bear Pitchingin yhteinen markkinointivideo PolAir. Pilottitulosten perusteella vähäinenkin kannustinrahoitus uusiin avauksiin tapahtumatoimialalla kannattaa ja edistää uusien kumppanuuksien syntymistä.

Hankkeessa järjestettiin tapahtumaorganisaatioille myös sponsorihankintasparrausta, jonka jälkeen tuottajat pitchasivat festivaalinsa myyntitarkoituksissa koeyleisölle ja saivat näin harjoitusta kumppanuuksien solmimiseen ja liiketoimintansa edistämiseen.