|
|
|
Hankekoodi: A73225
Hankkeen nimi: Hallinnon paperiaineistojen digitoinnin suunnitteluprojekti
Toimintalinja: 2. Uusimman tiedon ja osaamisen tuottaminen ja hyödyntäminen
Erityistavoite: 4.1. Tutkimus-, osaamis- ja innovaatiokeskittymien kehittäminen alueellisten vahvuuksien pohjalta
Suunnitelman mukainen toteutusaika: Alkaa 2.6.2017 ja päättyy 31.12.2017
Toiminnan tila: Toiminta päättynyt
Vastuuviranomainen: Etelä-Savon maakuntaliitto
Hakijan virallinen nimi: Kansallisarkisto
Organisaatiotyyppi: Valtion viranomainen
Y-tunnus: 0245885-9
Jakeluosoite: Kansallisarkisto, PL 258, 00171 Helsinki
Puhelinnumero: 029 533 7000
Postinumero: 00171
Postitoimipaikka: Helsinki
WWW-osoite: http://www.arkisto.fi
Hankkeen yhteyshenkilön nimi: Päivi Happonen
Yhteyshenkilön asema hakijaorganisaatiossa: Tutkimusjohtaja
Yhteyshenkilön sähköpostisoite: kirjaamo(at)arkisto.fi
Yhteyshenkilön puhelinnumero: 029 533 7000
Hakijoiden lukumäärä tai tuen siirto -menettely:
Hankkeen lähtökohtana on tuottaa toteutussuunnitelma, jonka perusteella valtionhallinnon ja tulevien maakuntien paperiaineistot muutetaan pelkästään digitaaliseen muotoon säilytettäviksi. Hankkeessa laaditaan suunnitelmat sekä kustannuslaskelmat paperiaineistojen laajamittaisen massadigitoinnin toteuttamiseksi. Massadigitoinnin tavoitteena on muuttaa kaikki hallinnossa jäljellä olevat paperiaineistot digitaaliseen muotoon vuoteen 2030 mennessä, siten että digitointiprosessin lopuksi alkuperäiset paperiasiakirjat hävitetään.
Massadigitoinnin tavoitteena on nopeuttaa merkittävästi valtionhallinnon ja uusien maakuntien siirtymistä täysin digitaaliseen toimintaan ja siten tuottaa merkittäviä kustannussäästöjä. Massadigitoinnin jälkeen valtionhallinnon ja maakuntahallinnon viranomaisille ei jää enää lainkaan paperiarkistoja.
Suomessa julkinen hallinto on lähes poikkeuksetta siirtynyt sähköisiin tietojärjestelmiin ja organisaatiot ovat kiihtyvällä nopeudella digitalisoineet toimintaprosessejaan. Digitaalisuudesta huolimatta julkisen hallinnon organisaatiot tarvitsevat ja käyttävät toiminnassaan edelleen runsaasti paperimuodossa olevia tietoja. Valtion ja kuntasektorin organisaatioiden hallussa on yhteensä noin 200 hyllykilometriä paperimuotoista aineistoa. Digitaalisesti toimivassa hallinnossa ei ole tarkoituksenmukaista käsitellä ja hallita laajoja paperiarkistoja. Kahden päällekkäisen prosessin toteuttaminen on toiminnallisesti tehotonta ja aiheuttaa tarpeettomia kustannuksia
Julkisen hallinnon aineistojen laajamittainen digitointi edellyttää tarkan ja kokonaisvaltaisen toteutussuunnitelman laatimista, jotta digitointitoiminnan vaatimat resurssitarpeet ja kustannukset saadaan selvitettyä.
Hankkeen tavoitteena on tuottaa toteutussuunnitelma ja kustannus-hyötylaskelma valtionhallinnon ja kunnilta maakunnille siirtyvien paperisten asiakirja-aineistojen massadigitoinnin vaiheista ja toteutuksesta. Hankkeessa laaditaan tiekartta, jonka tavoitteena on ohjata viranomaisten hallussa olevien paperiaineistojen digitoinnin järjestystä ja aikataulua sekä kuvata tarkemmin hallinnonalakohtaisesti digitoitavat aineistotyypit ja aineistomäärät.
Hankkeen tuloksena syntyvät: 1) tiekartta julkisen hallinnon paperiasiakirjojen digitoinnin suunnitelmaksi 2) digitoitiprosessin toteutussuunnitelma 3) kustannus- ja hyötyanalyysi 4) suunnitelma digitoinnin logistiikan toimintamallista 5) selvitys massadigitoinnin kansainvälisestä tilanteesta
Hankkeen tavoitteena on varsinaisen massadigitointitoiminnan käynnistäminen Mikkelissä ja rahoituksen varmistaminen toiminnan käynnistämiseksi. Suunnitteluprojektissa luodaan Kansallisarkistolle valmiuksia aloittaa varsinainen digitointitoiminta.
Massadigitointitoiminta linkittyy keskeisesti myös Mikkelin Memory Campus –hankkeeseen, jossa tavoitteen on rakentaa kansallinen arkisto- ja kirjastotoimialan osaamis- ja palvelukeskus. Massadigitointi on suunniteltu toteutettavaksi Mikkelin Memory –Campuksella Kansallisarkiston omistamana prosessina.
Laajemmin suunnitteluprojekti auttaa kehittämään massadigitointitoimintaan liittyvää osaamista Mikkelin seudulla. Massadigitointihanke on laajuudeltaan sekä tekniseltä vaativuudeltaan kansainvälisesti ainutlaatuinen hanke, joka synnyttää alueelle kansainvälisestikin korkean tason erityisosaamista. Massadigitointitoiminta tukee Mikkelin alueen erikoistumista ja kilpailukyvyn rakentamista digitaaliseen sisällönhallintaan ja tietoon perustuvaan liiketoimintaan.
Hankkeen keskeinen kohderyhmä ovat tulevan massadigitointitoiminnan rahoittajatahot eli valtiovarainministeriö ja opetus- ja kulttuuriministeriö. Hankkeessa luodaan yksityiskohtainen ja luotettava toteutussuunnitelma hallinnon aineistojen muuttamiseksi digitaaliseen muotoon. Toteutussuunnitelma tarvitaan, jotta päätökset massadigitoinnin käynnistämiseksi voidaan tehdä. Keskeistä on hankkeessa tuotettava kustannus- ja hyötyanalyysi, jonka pohjalta em. tahot voivat tehdä päätöksen massadigitointitoiminnan rahoittamisesta.
Hankkeen ensisijainen kohderyhmä on Kansallisarkisto, jota hanke hyödyttää massadigitoinnin käytännön toteuttamisen suunnittelussa (infran kilpailuttaminen, logistiikan suunnittelu, digitoinnin toteuttaminen, analogisen aineiston hävittäminen/säilyttäminen) sekä tuottamalla aineistojen digitoinnin suunnitelman eli tiekartan.
Hankkeen kohderyhmänä ovat myös valtion virastot ja tulevat maakunnat,
joiden paperiarkistot digitoidaan ja joiden toiminta digitalisoituu ja tehostuu, jolloin saavutetaan huomattavia kustannussäästöjä. Projektin tuloksena syntyvä tiekartta hyödyttää julkisen hallinnon organisaatioita niiden suunnitellessa tiedonhallinnan kehittämistoimenpiteitä ja arkistointiin liittyviä ratkaisuja. Tiekartta kuvaa konkreettisesti organisaatiokohtaisesti digitoitavien aineistojen järjestyksen ja aikataulun.
Hankkeen kohderyhmänä ovat laajemmin myös Digitalmikkeli –klusterin toimijat, sillä hanke vahvistaa alueella jo olevaa digitaalisen sisällönhallinnan osaamista ja auttaa toimijoita luomaan uutta osaamista sekä uusia ratkaisuja ja palveluita. Massadigitointihanke synnyttää alueelle kansainvälisestikin korkean tason erityisosaamista ja tietoon perustuvaa yritystoimintaa. Digitalmikkeli koostuu Mikkelin seudulla toimivista yrityksistä, koulutus-, tutkimus- ja kehitysorganisaatioista sekä julkishallinnosta. Verkoston toimintaa koordinoi Mikkelin kehitysyhtiö Miksei Oy. Verkoston toimijoita ovat:
Disec Oy
Dreamdo Oy
Fujitsu Suomi Oy
Kuntien Tiera Oy
CGI Suomi Oy
Länsi-Savo Oy
Marski-Data Oy
MPY Oyj
Multiprint Oy
Observis Oy
OiOi Collective Oy
Plan Brothers Oy
Profium Oy
Saima Soft Oy
Koulutus-, tutkimus- ja kehitysorganisaatiot ja julkishallinto:
XAMK, Pienyrityskeskus
ELY-keskusten tietohallintoyksikkö
Etelä-Savon ELY-keskus
Etelä-Savon maakuntaliitto
Kansalliskirjaston digitointi- ja konservointikeskus
Karjala-tietokantasäätiö
Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu
Mikkelin kaupunki ja seutu
Mikkelin maakunta-arkisto
Etelä-Savon TE-toimisto
Otavan opisto
Välillisiä kohderyhmiä ovat julkisen ja käyttörajoitetun tiedon hyödyntäjät eli kansalaiset ja tutkijat. Digitoinnin tuloksena aineistot ovat saatavilla suoraan verkossa ja käyttäjän kannalta oleellinen tieto on myös aiempaa vaivattomampaa etsiä metatietojen ja kokotekstihaun keinoin. Kansalaiset ja tutkijat voivat näin aiempaa helpommin käyttää ja etsiä hallinnon julkista tietoa. Käyttöehtojen mukaisesti voidaan myös käyttörajoitettuun tietoon tarjota pääsy suoraan verkossa käyttöluvan saaneille tahoille. Tutkijoiden kannalta tiedon uudenlainen hyödynnettävyys tarjoaa mahdollisuuksia täysin uudenlaisille tutkimusasetelmille ja -kysymyksille.
Välillisiä kohderyhmiä datan jatkohyödyntämiseen palveluita tarjoavat yritykset. Digitoinnin tuloksena paperiaineisto on muutettu dataksi, jonka jatkohyödyntämisellä on mahdollista saada lisäarvoa. Tavoitteena on, että kaikki julkinen tieto julkaistaan avoimena datana koneluettavassa muodossa, mikä mahdollistaa tiedon jatkojalostaminen, tiedon uudenlaisen yhdistelyn sekä erilaisten sovellutusten rakentamisen tiedon päälle.
Myönnetty EU- ja valtion rahoitus: 152 553
Toteutunut EU- ja valtion rahoitus: 143 168
Suunniteltu julkinen rahoitus yhteensä: 217 933
Toteutunut julkinen rahoitus yhteensä: 204 526
Hankkeen toiminta on valtakunnallista
Jakeluosoite:
Postinumero:
Postitoimipaikka:
Suunniteltu: 2, joihin työllistyvät naiset 1
Toteutunut seurantatietojen mukaan: 0.00, joihin työllistyvät naiset 0.00
Suunniteltu: 0, joista naisten perustamia 0
Toteutunut seurantatietojen mukaan: 0.00, joista naisten perustamia 0.00
| Välitön | Välillinen | |
| Ekologinen kestävyys | ||
| Luonnonvarojen käytön kestävyys | 0 | 0 |
| Ilmastonmuutoksen aiheuttamien riskien vähentäminen | 0 | 0 |
| Kasvillisuus, eliöt ja luonnon monimuotoisuus | 0 | 0 |
| Pinta- ja pohjavedet, maaperä sekä ilma (ja kasvihuonekaasujen väheneminen) | 0 | 0 |
| Natura 2000 -ohjelman kohteet | 0 | 0 |
| Taloudellinen kestävyys | ||
| Materiaalit ja jätteet | 0 | 5 |
| Digitaaliseen arkistointiin siirtyminen säästää paperia ja poistaa uusien arkistotilojen rakentamisen tarpeen. | ||
| Uusiutuvien energialähteiden käyttö | 0 | 0 |
| Paikallisen elinkeinorakenteen kestävä kehittäminen | 0 | 5 |
| Tukee Mikkelin alueen strategisia tavoitteita ja vahvistaa alueen digitaalisen tiedonhallinnan ja säilyttämisen osaamista. Tukee myös dataan perustuvan yritystoiminnan syntyä. | ||
| Aineettomien tuotteiden ja palvelujen kehittäminen | 0 | 5 |
| Kehittää massadigitointiin ja sisällönanalysointiin liittyvää osaamista. Edistää tietoon ja datan hydyntämiseen sekä jalostamiseen liittyvien palveluiden kehittämistä. | ||
| Liikkuminen ja logistiikka | 0 | 0 |
| Sosiaalinen ja kulttuurinen kestävyys sekä yhdenvertaisuus | ||
| Hyvinvoinnin edistäminen | 0 | 0 |
| Tasa-arvon edistäminen | 0 | 0 |
| Yhteiskunnallinen ja kulttuurinen yhdenvertaisuus | 0 | 5 |
| Tuo julkisen hallinnon aineistoja paremmin saataville sekä tehokkaammin käytettäviksi. Avaa julkiset tiedot avoimena datana verkkoon. Parantaa kansalaisten pääsyä hallinnon tuottamaan tietoon. | ||
| Kulttuuriympäristö | 5 | 0 |
| Hankkeessa selvitetään asiakirjalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien aineistojen digitointia. Digitoinnilla varmistetaan asiakirjallisen kulttuuriperinnön säilyminen sekä se, että kulttuuriperintöaineisto on aiempaa helpommin saatavilla ja käytettävissä. | ||
| Ympäristöosaaminen | 0 | 0 |
Massadigitoinnin tavoitteena on saattaa hallinnon paperiaineistot digitaaliseen muotoon ja siten paremmin saataville ja käytettäväksi. Aineistojen digitaalisella säilyttämisellä ja paremmalla käytettävyydellä tavoitellaan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävien merkittävää tehostumista valtionhallinnossa ja kustannussäästöjä.
Massadigitoinnille on määritelty raamit valtioneuvoston 21.6.2017 periaatepäätöksessä, jonka mukaan viranomaisten hallussa oleva arkistoitava analoginen asiakirja-aineisto digitoidaan vuoteen 2030 mennessä. Päätöksen mukaan asiakirjatieto arkistoidaan vain digitaalisessa muodossa, jolloin suurin osa analogisessa muodossa olevista asiakirjoista hävitetään digitoinnin jälkeen.
Periaatepäätöksen asettamat reunaehdot ovat määritelleet massadigitoinnin suunnitteluprojektia. Projektin tavoitteena oli luoda toteutussuunnitelma digitointiprosessista, joka alkaa aineiston siirtämisestä viranomaiselta digitoitavaksi ja päättyy siihen, että aineisto on muutettu digitaaliseen muotoon ja analoginen ilmentymä asiakirjasta on hävitetty. Projekti määriteltiin luonteeltaan tekniseksi selvitysprojektiksi, jossa ei oteta kantaa massadigitointiin liittyviin hallinnollisiin tai lainsäädännöllisiin kysymyksiin
Projekti toteutettiin Euroopan aluekehitysrahaston osarahoituksella ajalla 2.6.2017–31.12.2017. Projektin päätoteuttajana oli Kansallisarkisto ja osatoteuttajana Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu, Xamk, joka vastasi logistiikan osakokonaisuuden selvitystyöstä. Projektin rahoitukseen sekä ohjausryhmän työskentelyyn osallistui myös Mikkelin kaupunki.
Projektin tuloksena valmistui uuden hävittämiseen tähtäävän digitointiprosessin määritykset, joiden mukaisesti julkisen hallinnon analogiset aineistot muutetaan digitaaliseen muotoon. Hankkeen tuloksena on julkaistu 1) tiekartta julkisen hallinnon paperiasiakirjojen digitoinnin suunnitelmaksi 2) digitointiprosessin toteutussuunnitelma 3) suunnitelma digitoinnin logistiikan toimintamallista ja 4) selvitys massadigitoinnin kansainvälisestä tilanteesta. Kaikki julkaistavat tulokset ovat saatavissa Kansallisarkiston kotisivuilta: http://www.arkisto.fi/fi/kansallisarkisto/hankkeet/massadigitoinnin-suunnitteluprojekti
Suunnitteluprojektin käynnistyessä suoritettiin laaja aineistokartoitus. Sen tuloksena Kansallisarkisto sai aiempaa huomattavasti tarkemman kuvan valtionhallinnon arkistoitavien aineistojen määrästä ja niiden digitointiin vaikuttavista ominaisuuksista. Kartoituksessa hallinnon arkistojen aineistomäärä nousi miltei 400 hyllykilometriin, joka on huomattavasti aiempia arvioita korkeampi. Määrä on miltei kaksi kertaa niin paljon kuin Kansallisarkiston hallussa oleva nykyinen aineistomäärä. Digitoitavaksi aineistomääräksi on projektissa arvioitu 212 hyllykilometriä. Valtaosa digitoinnin ulkopuolelle jäävistä aineistoista on määräajan säilytettäviä aineistoja.
Digitoitava aineisto on hajaantuneena virastoissa ja niiden eri arkistotiloissa. Prosessin suunnittelussa huomioitiin keskeisellä tavalla miten aineisto saadaan viranomaisten arkistotiloista siirrettyä hallitusti keskitettyyn digitointiin. Suunnittelutyössä massadigitoinnin keskeiseksi haasteeksi tunnistettiin menetelmät, joilla voidaan varmistaa asiakirjatiedon eheyden ja autenttisuuden säilyminen. Tavoitteena on toteuttaa digitointi laadukkaasti siten, että lopputuloksena on analogisessa muodossa olevasta asiakirjasta tuotettu digitaalinen ilmentymä, jossa tietosisältöä ei ole hävinnyt. Tämä pyritään varmistamaan tuottamalla digitoinnissa riittävän laadukas kuva, jonka laadun määrittelyssä on nojauduttu arkistosektorilla kansainvälisesti käytettyihin laatuvaatimuksiin.
Hankkeessa selvitettiin kattavasti digitoinnin eri osa-alueiden kustannuksia. Digitoinnin kustannukset koostuvat valtaosin aineiston valmistelun ja skannauksen henkilötyöstä, jolloin aineiston ominaisuuksilla on merkittävä vaikutus työmäärään ja siten kustannuksiin. Massadigitoinnin kustannus- ja hyötyanalyysin lähtökohtana on verrata nykyistä analogista säilyttämistä digitaalisen säilyttämisen skenaarioon. Nykytilassa viranomaiset siirtävät vähitellen Kansallisarkistoon 40 vuotta tai sitä vanhempia analogisia asiakirjoja, jolloin virastoissa säilyy vielä pitkän aikaa paperiarkistot ja niihin liittyvät kustannukset. Digitaalisessa skenaariossa viranomaisten siirtymistä täysin digitaaliseen tiedonhallintaan nopeutetaan merkittävästi massadigitoinnilla. Näin viranomaiset vapautuvat paperiarkistojen hoidosta huomattavasti nopeutetussa aikataulussa. Massadigitoinnin päätyttyä vuonna 2030 digitaalisen säilyttämisen vuosittainen säästö verrattuna analogisen säilyttämisen skenaarioon arvioitiin olevan noin 14 miljoonaa euroa.
Suunnitteluprojektilla kasvatettiin Kansallisarkiston osaamista massadigitoinnista ja luotiin Kansallisarkistolle valmiuksia käynnistää massadigitoinnin tuotanto. Projektissa selvitettiin digitoinnin käynnistämistä Kansallisarkiston Mikkelin keskusarkiston tiloissa. Digitoinnin aloittamista Mikkelin keskusarkistossa puoltaa se, että keskusarkistossa olevat työskentelytilat voidaan käytännössä kokonaan ottaa digitoinnin käyttöön. Lisäksi keskusarkiston käyttöä puoltaa siellä vapaana olevan makasiinitilan hyödyntäminen digitoinnin välivarastointiin. Digitoinnin sijoittamiselle Mikkeliin on myös muita etuja, kuten Kansalliskirjaston digitointitoiminnon sijainti Mikkelissä sekä alueen vahva digitaaliseen tiedonhallintaan liittyvä osaamiskeskittymä.