RR-tietopalvelu -hankekuvaus S21539, Tulevaisuuden kunnan tehtävien uudelleen muotoilu -esiselvitys

3 Suunnitelman mukainen tiivistelmä toteutuksesta

Suomalainen työelämä on murroksessa. Digitalisaatio muuttaa työtä merkittävällä tavalla ja se vaikuttaa myös jokaisen kuntatyöntekijän työtapoihin ja työympäristöihin. Myös pitkään valmisteltu sote- ja maakuntauudistus muuttaa toteutuessaan kuntien roolia ja tehtäviä kuntalaisten palvelujen tuottajana. Jatkossa puhutaankin tulevaisuuden kunnasta, jolla tarkoitetaan kuntien toimintaympäristöä mahdollisen sote- ja maakuntauudistuksen jälkeen. Tulevaisuuden kunta -käsitteeseen sisältyy kuntien uudenlainen rooli, muuttuvat tehtävät ja asema tulevassa maakunnassa. Tulevaisuuden kunnan odotetaan tarjoavan asiakkailleen enemmän toimintaa ja vähemmän hallintoa. Se ei ole enää pelkästään virka-aikana auki oleva fyysinen kunnanvirasto vaan pikemminkin ajasta ja paikasta riippumaton yhteisö. (Käsikirja tulevaisuuden kuntien digitalisaatioon 2018.)

Samaan aikaan, kun pienissä kunnissa väki vähenee ja ikääntyy ja palvelujen tuottamiseen käytettävissä olevat resurssit niukkenevat, kuntalaisten vaatimukset julkisia palveluja kohtaan voivat jopa kasvaa. Pärjätäkseen kuntien tuleekin panostaa asiakaskokemukseen ja hyödyntää digitalisaation mahdollisuuksia. Digitalisaation hyödyntämisen odotetaan saavan aikaan toiminnan tehostumista ja tuottavuushyötyjä sekä uudelleensuuntaavan käytettävissä olevia resursseja. (Käsikirja tulevaisuuden kuntien digitalisaatioon 2018.)

Riippumatta kuntien tämänhetkisestä digitalisaation asteesta tai maakuntauudistuksen toteutumisesta, kuntatyö on murroksessa, joka haastaa niin kuntalaiset kuin kuntien työntekijät ottamaan haltuun uudenlaisia toimintatapoja. Kunta-alan perinteinen ammatti- ja tehtäväjaottelu tai vastuunjako ei välttämättä enää toimi ja työvälineiden ja kunnassa käytettävien tietojärjestelmien tulisi vastata nykyaikaisen työn ja palvelutuotannon vaatimuksia. Työntekijän kokemus työstään välittyy aina myös asiakkaalle, minkä takia onkin tärkeää, että osana työn kehittämistä ja sen tuottavuuden parantamista kehitetään myös työhyvinvointia. Työntekijöiden ja asiakkaiden osallistaminen kehittämistyöhön on tässä avain asemassa. (Käsikirja tulevaisuuden kuntien digitalisaatioon 2018; Lappi-Sopimus – Lapin maakuntaohjelma 2018 – 2021.)

Uudet sukupolvet siirtyvät työelämään erilaisista lähtökohdista kuin aiemmat ja hyödyntävät luontevasti erilaisia sähköisiä järjestelmiä ja digitalisaation mahdollisuuksia (Käsikirja tulevaisuuden kuntien digitalisaatioon 2018). Pitkän työuran tehneille kuntatyöntekijöille digitalisaatio taas saattaa aiheuttaa huolta työssä pärjäämisestä ja oman työn jatkuvuudesta. Kuntien työtehtävien ja työtapojen kehittämisessä onkin tärkeää huomioida eri-ikäisten/eri sukupolvien työntekijöiden lähtökohdat muutoksessa ja parantaa heidän yhtäläisiä valmiuksiaan ottaa käyttöön esimerkiksi sähköisiä järjestelmiä ja hyödyntää digitalisaation mahdollisuuksia. Pitkänlinjan kuntatyöntekijöiden kokemus kuntatyöstä ja vuosikymmenien saatossa kertynyt hiljainen tieto tulisi myös hyödyntää tulevaisuuden kunnan työn kehittämisessä.

Hankkeen tavoitteena onkin selvittää tulevaisuuden kunnan tehtäviä ja miten niitä voidaan hoitaa tehokkaasti esimerkiksi digitalisaation mahdollisuuksia hyödyntäen ja asiakasnäkökulma ja työhyvinvointi huomioiden pienissä Lapin kunnissa. Hankkeessa on tarkastelun kohteena digitalisaation ja muiden kuntakentällä käynnissä olevien muutosten (esim. sote- ja maakuntauudistus) tuomat haasteet ja mahdollisuudet pilottityöntekijäryhmien työhön ja työn kehittämiseen. Myös kuntatyöntekijöiden ikärakenteen tuomat haasteet/mahdollisuudet työn kehittämiselle, jatkuvuudelle ja työssäjaksamiselle huomioidaan tulevaisuuden kunnan työn kehittämisessä. Jatkuvassa muutoksessa on tärkeää huolehtia, että kaikilla kuntatyöntekijöillä on yhtäläiset mahdollisuudet tarttua esimerkiksi digitalisaation tuomiin mahdollisuuksiin ja toisaalta kehittää työtä asiakkaiden tarpeita vastaavaksi ja työntekijälle mielekkääksi. Myös kuntien tiukka taloudellinen tilanne ja samaan aikaan ikääntyvät kuntalaiset asiakkaina haastavat kuntia kehittämään tulevaisuuden kunnan työtapoja. Työn tuottavuus ja työhyvinvointi kulkevat käsikädessä, minkä takia hankkeessa osallistetaan työntekijät pohtimaan kuntatyön muutoksen vaikutuksia oman työn sisältöön, työtapoihin ja työhyvinvointiin. Tavoitteena on myös kokeilla tulevaisuuden kunnan työtehtävien uudelleen muotoilua, työn tehostamista ja samalla selvittää miten työn muutosta voidaan rakentaa kunnissa itse. Työn tuottavuuden ja työhyvinvoinnin näkökulmasta on oleellista, että työntekijät pääsevät itse rakentamaan muutosta ja muotoilemaan omaa työtään. Lisäksi tavoitteena on kehittää tulevaisuuden kunnan työtä kuntien yhteisissä vertaistyöpajoissa, mikä mahdollistaa kokemusten ja hyvien käytäntöjen jakamisen yli kuntarajojen.

Hankkeessa toteutetaan 2-3 henkilöstön ja esimiesten yhteistä työpajaa jokaisessa osallistuvassa kunnassa. Työpajoihin osallistuvat kuntien valitsemat pilottihenkilöstöryhmät (alustavasti valittu toimisto- ja tukipalveluhenkilöstö), jotka tarkentuvat hankkeen käynnistyessä. Työpajoissa käsitellään ainakin seuraavia teemoja: työn muutos pienissä lappilaisissa kunnissa (osallistuvat kunnat), digitalisaation ja maakuntauudistuksen tuomat mahdollisuudet/haasteet arkipäivän työhön, moninaisuus työyhteisössä (ikärakenteen merkitys), työntekijöiden valmiudet muutoksessa ja työn muutoksen vaikutukset työhyvinvointiin sekä asiakastarpeiden huomioiminen tulevaisuuden kunnan työssä. Työpajatyöskentelyssä sovelletaan muun muassa palvelumuotoilun menetelmiä tehtävien uudelleen muotoilussa ja saadaan lisää kokemusta niiden sovellettavuudesta kuntakentällä.

Hankkeessa toteutetaan lisäksi 2-3 osallistuvien kuntien yhteistä vertaistyöpajaa (yhteiskehittäminen), joissa asiantuntijoiden johdolla pohditaan yhdessä työn murroksen vaikutuksia kunnan henkilöstön arkipäivän työhön ja vaihdetaan kokemuksia ja ideoita työn uudelleen muotoilusta tulevaisuuden kunnan tarpeisiin/haasteisiin vastaamiseksi. Vertaistyöpajoissa käsitellään lisäksi kuntien mahdollisuuksia kehittää yhdessä tulevaisuuden kunnan työtä ja olla itse aktiivisia muutoksenrakentajia.

Hankkeen päätteeksi kootaan esiselvitysraportti, jossa kuvataan mitä työn muutos tarkoittaa pienissä lappilaisissa kunnissa (osallistuvat kunnat), miten se vaikuttaa eri työntekijäryhmien arkipäivän työhön ja työhyvinvointiin (kuntien mukaan valitsemat pilottihenkilöstöryhmät), miten työn muutokseen voidaan kunnassa varautua muotoilemalla työtä itse aktiivisesti ja ennakoiden ja miten tulevaisuuden kunnan työtä voidaan yhteiskehittää. Raportissa kuvataan hankkeen aikana uudelleen muotoillut pilottitehtävät ja käytetyt menetelmät (osallistavat menetelmät, erit. palvelumuotoilu) ja arvioidaan menetelmien toimivuutta tehtävien muotoilussa. Raportissa esitetään myös työskentelyn aikana esille nousseet kehittämisideat/tarpeet mahdollista jatkokehittämistä varten.

Raportin sisältö:
1. Kuvaus kuntien tämänhetkisestä tilanteesta työn murroksessa ja siihen liittyvistä kuntatyön kehittämistarpeista (kuntaympäristön paineet, digitalisaatio ja uudet työntekemisen tavat) sekä pilottiryhmien työn kuvaus ja kehittämisen tarpeet
2. Kunnissa hankkeen aikana kokeillut työskentelytavat ja menetelmät (menetelmien ja työskentelyn kuvaus ja perustelut menetelmien valinnalle) ja niiden soveltuvuus kuntatyön kehittämiseen/uudelleen muotoiluun
3. Työn muotoilusta ja työnkuvien kehittämisestä hankkeen aikana saadut kokemukset ja tulokset
4. Kuvaus kuntatyön vertaiskehittämisestä hankkeessa ja siitä saadut tulokset ja kokemukset
5. Työskentelystä saatujen tulosten yhteenveto: Mikä muuttui? Mikä muutoksen sai aikaan? Miten työ jatkuu kunnissa?
6. Jatkokehittämisen tarpeet huomioiden tulevat kuntakentän muutokset ja digitalisaatio

Hankkeen tuloksena pilottihenkilöstöryhmät saavat työpajatyöskentelystä kokemusta oman työn aktiivisesta ja ennakoivasta kehittämisestä ja mahdollisuuden vaikuttaa omaa työtä koskeviin muutoksiin. Aktiivinen osallistuminen työn kehittämiseen ja tulevaisuuden kunnan rakentamiseen edistää pitkällä aikavälillä myös työhyvinvointia ja henkilöstön yhtäläisiä valmiuksia tarttua esimerkiksi digitalisaation tuomiin mahdollisuuksiin. Hankkeessa tapahtuva kuntien yhteiskehittäminen mahdollistaa olemassa olevien ja hankkeen aikana syntyvien hyvien käytäntöjen jakamisen ja työn muutokseen liittyvien haasteiden ratkomisen yhdessä. Yhteiskehittäminen luo pohjaa tulevaisuuden kuntien yhteistyölle ja vahvistaa kuntien keskinäisiä verkostoja.

4 Hankkeen kohderyhmät

4.1 Varsinaiset kohderyhmät

Esiselvityshankkeen varsinaisena kohderyhmänä ovat lappilaiset kuntaorganisaatiot, joilla on saman tyyppisiä haasteita ja kehittämisen tarpeita tulevaisuuden kunnan työn näkökulmasta. Hankkeeseen osallistuvat kunnat (alustavasti Posio, Salla ja Ylitornio) valitsevat työntekijäryhmät (n. 5-10) hlöä/kunta), jotka osallistuvat hankkeen työpajatyöskentelyyn ja kehittämistyöhön pilottihenkilöstöryhminä. Alustaviksi pilottihenkilöstöryhmiksi kunnat ovat valinneet toimisto- ja tukipalveluhenkilöstön, joiden työ on muutoksessa ja kaipaa kehittämistä. Hankkeeseen osallistuvat pilottihenkilöstöryhmät tarkennetaan ja päätetään lopullisesti hankkeen käynnistyessä.

4.2 Välilliset kohderyhmät

Hankkeen välillisenä kohderyhmänä ovat esiselvitykseen osallistuvien kuntien valitsemat pilottihenkilöstöryhmät (alustavasti toimisto- ja tukipalveluhenkilöstö) eli työntekijät, jotka osallistuvat hankkeen työpajatyöskentelyyn ja kokeilevat oman työn kehittämistä ja muotoilua. He tuottavat työpajatyöskentelyssä esiselvityksessä tarvittavaa käytännön tietoa ja kokemusta tulevaisuuden kunnan työn kehittämisestä.

Pitkällä tähtäimellä esiselvityshankkeesta hyötyvät välillisesti myös kuntalaiset, joita kunnat palvelevat omalla toiminnallaan sekä kuntien sidosryhmät, joiden kanssa kunta toimii yhteistyössä. Tulevaisuuden kunnan työn kehittämisessä hyödynnettävien menetelmien kuten käyttäjälähtöisen suunnittelun/palvelumuotoilun ansiosta kuntalaiset tulevat kehittämisen keskiöön, millä tähdätään myös kuntalaisten parempiin palveluihin. Kuntien työtehtävien ja työtapojen kehittäminen vaikuttaa siten palveluprosessien kautta kunnan asiakkaisiin ja sidosryhmiin. Tulevaisuuden kunnassa asiakasnäkökulman huomioiminen korostuukin entisestään.

5 Projektin julkinen rahoitus, euroa

Myönnetty EU- ja valtion rahoitus: 31 348

Toteutunut EU- ja valtion rahoitus: 31 348

Suunniteltu julkinen rahoitus yhteensä: 39 185

Toteutunut julkinen rahoitus yhteensä: 39 185

6 Maantieteellinen kohdealue

Maakunnat: Lappi

Seutukunnat: Itä-Lapin, Torniolaakson

Kunnat: Posio, Salla, Ylitornio

Toteutuspaikan osoite, jos hanke toteutetaan yhdessä paikassa

Jakeluosoite:

Postinumero:

Postitoimipaikka:

7 Hakemusvaiheessa ilmoitettavat arviot hankekohtaisista seurantiedoista

7.1 Osallistuvien yritysten lukumäärä

Suunniteltu: 0

Toteutunut seurantatietojen mukaan: 0

7.2 Osallistuvien henkilöiden lukumäärä

Suunniteltu: 15

8 Horisontaaliset periaatteet

8.1 Sukupuolten tasa-arvo

Hankkeessa on tehty toimintaympäristön analyysi sukupuolinäkökulmasta: Kyllä

Hankkeeseen osallistuu lappilaisten kuntien henkilöstöä, joista suurin osa on naisia. Alustavana kohderyhmänä on kuntien toimisto- ja tukipalveluhenkilöstöä, joista suurin osa on todennäköisesti naisia. Tukipalveluhenkilöstössä voi kuitenkin olla myös miehiä riippuen tehtävien luonteesta kussakin kunnassa. Hankkeeseen osallistuvat pilottihenkilöstöryhmät valitaan työn kehittämisen tarpeen ja ajankohtaisuuden näkökulmasta, ei sukupuolen mukaan. Osallistujien lopullinen sukupuolijakauma tarkentuu kuitenkin vasta hankkeen käynnistyessä, kun kunnat kokoavat omat pilottihenkilöstöryhmänsä.

Sukupuolinäkökulma on huomioitu hankkeen toiminnassa (valtavirtaistaminen): Kyllä

Hankkeen työskentely tapahtuu työpajoissa, joihin osallistuvat kuntien valitsemat pilottihenkilöstöryhmät. Kunnat ovat valinneet alustavasti toimisto- ja tukipalveluiden henkilöstön pilottiryhmäksi. Osallistujista on todennäköisesti suurin osa naisia ja kehittämisen kohteena on näin ollen pääosin naisten tekemä työ. Toisaalta kuntien tukipalveluhenkilöstössä on myös miehiä tehtävien luonteesta riippuen, joten hankkeessa tehtävä kehittämistyö koskee yhtälailla myös miesten tekemää työtä. Hankkeen työpajatyöskentely suunnitellaan siten, että kaikilla osallistujilla on yhtäläiset mahdollisuudet osallistua oman työn kehittämiseen ja yhteiseen työskentelyyn. Hankkeesta koottavassa raportissa tuodaan kuitenkin esille myös sukupuolinäkökulma, mikäli se nousee kehittämistyön aikana merkitykselliseksi tekijäksi tulevaisuuden kunnan työn kehittämisessä ja muotoilussa.

Hankkeen päätavoite on sukupuolten tasa-arvon edistäminen: Ei

Hankkeen päätavoite ei ole sukupuolten tasa-arvon edistäminen, mutta tasa-arvonäkökulma huomioidaan osana hankkeen normaalia toimintaa. Hankkeeseen osallistuu sekä miehiä että naisia, mutta on oletettavaa, että suurin osa osallistujista on naisia. Tällöin hanke tukee pääsääntöisesti naisten tekemän työn kehittämistä, jota he tekevät itse hankkeen aikana. Hankkeessa tehtävällä työllä ei voida suoraan vaikuttaa esimerkiksi työelämän segregaatioon. Pitkällä aikavälillä on kuitenkin mahdollista, että tulevaisuuden kunnan työ muuttuu ja kehittyy sisällöltään, työtavoiltaan ja työympäristöltään sellaiseksi, jota ei mielletä enää niin voimakkaasti perinteiseksi miesten tai naisten työksi. Työn kehittämisellä ja uudelleen muotoilulla voidaan ainakin pitkällä tähtäimellä vaikuttaa jonkin verran myös kunta-alan segregaatioon.

8.2 Kestävä kehitys

	Välitön	Välillinen
Ekologinen kestävyys
Luonnonvarojen käytön kestävyys	0	2
Tulevaisuuden kunnan työn kehittäminen vaikuttaa pitkällä tähtäimellä myös luonnonvarojen kestävään käyttöön, kun työssä hyödynnetään enemmän esimerkiksi digitalisaation mahdollisuuksia ja ajasta ja paikasta riippumattomia työkäytänteitä ja palveluja.
Ilmastonmuutoksen aiheuttamien riskien vähentäminen	0	2
Tulevaisuuden kunnan työn kehittäminen vaikuttaa pitkällä tähtäimellä myös ilmastonmuutoksen aiheuttamien riskien vähentämiseen, kun työssä hyödynnetään nykyaikaista teknologiaa ja vähemmän ympäristöä kuormittavia toimintatapoja.
Kasvillisuus, eliöt ja luonnon monimuotoisuus	0	0
Hankkeella ei ole erityisiä vaikutuksia kasvillisuuteen, eliöihin tai luonnon monimuotoisuuteen.
Pinta- ja pohjavedet, maaperä sekä ilma (ja kasvihuonekaasujen väheneminen)	0	0
Hankkeella ei ole erityisiä vaikutuksia pinta- ja pohjavesiin tai maaperään ja ilmaan.
Natura 2000 -ohjelman kohteet	0	0
Hankkeella ei ole vaikutuksia Natura 2000 -ohjelman kohteisiin.
Taloudellinen kestävyys
Materiaalit ja jätteet	0	2
Tulevaisuuden kunnan työtä kehittämällä ja digitalisaation mahdollisuuksia hyödyntämällä voidaan pitkällä aikavälillä vähentää ainakin toimistomateriaalien kulutusta ja niistä syntyvien jätteiden määrää.
Uusiutuvien energialähteiden käyttö	0	0
Hankkeella ei ole erityisiä vaikutuksia uusiutuvien energialähteiden käyttöön.
Paikallisen elinkeinorakenteen kestävä kehittäminen	0	3
Tulevaisuuden kunnan työn kehittämisessä huomioidaan asiakasnäkökulma eli kunnan asukkaat, yritykset ja muut sidosryhmät. Kunnan työtä ja toimintatapoja kehittämällä voidaan palvella paremmin myös paikallisia elinkeinoja ja niiden kestävää kehittämistä.
Aineettomien tuotteiden ja palvelujen kehittäminen	1	3
Hankkeessa kehitetään tulevaisuuden kunnassa tehtävää työtä, mikä edistää kunnan palveluprosessien toimivuutta ja tuottavuutta pitkällä aikavälillä.
Liikkuminen ja logistiikka	0	2
Tulevaisuuden kunnan työn kehittämisellä voi olla pitkällä aikavälillä vaikutuksia liikkumiseen ja logistiikkaan, sillä digitalisaation mahdollisuuksien tehokkaampi hyödyntäminen voi vähentää paikkaan sidottujen palvelujen tarvetta ja näin ollen liikkumista paikasta toiseen tai tavaroiden siirtelyä paikasta toiseen.
Sosiaalinen ja kulttuurinen kestävyys sekä yhdenvertaisuus
Hyvinvoinnin edistäminen	4	4
Hanke edistää siihen osallistuvien kuntien pilottihenkilöstöryhmien työhyvinvointia, sillä hankkeessa järjestettävät työpajat ovat osallistavia ja työntekijät pääsevät kehittämään niissä omaa työtään asiantuntijoiden ohjauksessa. Lisäksi osallistujille järjestetään vertaistyöpajoja, joissa työtä päästään kehittämään yhdessä muiden kuntien kanssa. Hankkeessa tapahtuva työskentely parantaa kuntien henkilöstön yhtäläisiä valmiuksia tulevaisuuden muutoksiin ja antaa välineitä/näkökulmia oman työn jatkuvaan kehittämiseen.
Tasa-arvon edistäminen	0	2
Hankkeella ei ole suoria vaikutuksia tasa-arvon edistämiseen, mutta tasa-arvonäkökulma otetaan huomioon hankkeen toiminnassa. Hankkeessa järjestettävään kehittämistyöhön osallistuvista suurin osa on todennäköisesti naisia, jolloin hanke tukee osaltaan naisten tekemän työn kehittämistä ja uudelleen muotoilua.
Yhteiskunnallinen ja kulttuurinen yhdenvertaisuus	0	3
Tulevaisuuden kunnan tehtävien kehittäminen/uudelleen muotoilu parantaa pitkällä aikavälillä kuntalaisten yhdenvertaisuutta, koska kuntien tehtäviä on kehitetty asiakasnäkökulma huomioiden ja digitalisaation mahdollisuudet tunnistaen.
Kulttuuriympäristö	0	0
Hankkeella ei ole erityisiä vaikutuksia kulttuuriympäristöön.
Ympäristöosaaminen	0	0
Hankkeella ei ole erityisiä vaikutuksia ympäristöosaamiseen.

9 Loppuraportin tiivistelmä

Kuntakenttä elää jatkuvassa murroksessa, johon vaikuttaa muun muassa digitalisaatioon liittyvät odotukset ja haasteet, sote- ja maakuntauudistuksen toteutumisen epävarmuus sekä väestön ikääntyminen, joka haastaa erityisesti pienten kuntien palvelut ja resurssit. Yleisen työelämän murroksen lisäksi kuntien haaste on pitkään kunnissa palvelleiden työntekijöiden eläköityminen, joka koskettaa erityisesti toimistotyön ammattilaisia. Toimistotyö vaikuttaa kaikkeen kunnan toimintaan ja palveluprosessien sujuvuuteen, sillä toimistotyö läpileikkaa kaikki hallintokunnat ja toimistotyöntekijät toimivat usein myös asiakasrajapinnassa. Toimistotyön tehtäväkenttä onkin varsin laaja-alainen ja uusia tehtäviä tulee koko ajan lisää. Toimistotyö koetaan usein myös kuormittavaksi ja sijaisjärjestelyjä on pienissä kunnissa hankala toteuttaa, mikä muodostaa riskin työn sujuvuudelle ja jatkuvuudelle. Kyseisiin tehtäviin on vaikea löytää uusia ammattilaisia ja toisaalta kyseisiin tehtäviin on vaikea ”hypätä”, sillä ne ovat muotoutuneet vuosikymmenien saatossa yksikkö- ja ”henkilökohtaisiksi”. Posio, Salla ja Ylitornio tarttuivat esiselvityshankkeessa kuntatyön haasteisiin ja tarkastelivat kuntatyötä ja työntekemisen tapoja uusista näkökulmista toimistotyön tehtäväkentässä.

Hankkeen tavoitteena oli selvittää pilottihenkilöstöryhmän avulla tulevaisuuden kunnan tehtäviä, ja miten niitä voidaan hoitaa tehokkaasti esimerkiksi digitalisaation mahdollisuuksia hyödyntäen ja asiakasnäkökulma ja työhyvinvointi huomioiden pienissä Lapin kunnissa. Tavoitteena oli myös kokeilla tulevaisuuden kunnan työtehtävien uudelleen muotoilua ja työn tehostamista, jotta saataisiin kokemusta siitä, miten työn muutosta voidaan rakentaa kunnissa itse osana jokapäiväistä työtä ja miten esimerkiksi palvelumuotoilun menetelmät soveltuvat kuntatyön kehittämiseen. Lisäksi tavoitteena oli kehittää tulevaisuuden kunnan työtä kuntien yhteisissä vertaistyöpajoissa, jotka mahdollistivat kokemusten ja hyvien käytäntöjen jakamisen yli kuntarajojen sekä yhteistyön syventämisen. Selvitys perustuu hankkeessa toteutettujen työpajojen (kolme kuntakohtaista työpajaa ja kolme kuntien yhteistä vertaistyöpajaa) tuottamaan tietoon ja kokemukseen menetelmistä sekä kunnissa itsenäisesti toteutettuihin pieniin kokeiluihin.

Hankkeen tavoite tulevaisuuden kunnan tehtävien uudelleen muotoilusta oli varsin kunnianhimoinen, sillä työskentelylle asetti haasteita hankkeen rajallinen toteutusaika, pilottihenkilöstölle uudet työskentelymenetelmät ja osittain vieraiden ihmisten kanssa yhdessä työskentely. Toimistotyö oli myös organisoitu pilottikunnissa hieman eri tavoin, eikä kaikista toimistotyön työ-/palveluprosesseista ollut selkeitä kuvauksia. Toimistotyöstä ei näin ollen ollut tarkkaa tai yhtenäistä kuvaa, vaan prosessit ja tehtävänkuvat olivat muotoutuneet eri kunnissa ja yksiköissä omanlaisikseen.

Koska hallintokuntarajat ylittävä tiimityöskentely oli pilottihenkilöstölle pääosin uutta, työpajatyöskentelyssä harjoiteltiin tiimityöskentelyä ja rakennettiin luottamusta sekä ryhmän kesken että itse työskentelyprosessiin. Tämä vaati aikaa, jolloin uusien menetelmien kokeilut jäivät aika pikaisiksi. Menetelmien toimivuudesta kuntatyön kehittämisessä saatiin kuitenkin rohkaisevaa kokemusta erityisesti toimistotyön tehtäväkentässä.
Esiselvityshankkeen aikana kunnissa toteutettiin palvelumuotoilun hengessä myös pieniä kehittämiskokeiluja, joilla vastattiin nopeasti työpajaprosessissa esille nousseisiin kehittämisen tarpeisiin. Kehittämiskokeilut liittyivät esimerkiksi arkistointikäytäntöihin, tiimityöskentelyyn ja osaamisen jakamiseen yli hallintokuntarajojen ja kuntarajojen.

Myös digitalisaation haasteet ja hyödyntämättömät mahdollisuudet tulivat esiselvityksessä näkyväksi. Toimistotyössä on käytössä useita sähköisiä järjestelmiä, joita ei tunneta tarpeeksi hyvin ja joiden käyttö ei aina tue työprosesseja parhaalla mahdollisella tavalla. Järjestelmien kirjo on laaja ja se vaihtelee niin yksiköittäin kuin kunnittain. Sähköisten järjestelmien paremmalla hyödyntämisellä ja niihin liittyvän osaamisen jakamisella ja kehittämisellä työprosesseja saataisiin jouhevoitettua, työkuormaa kevennettyä ja samalla palveltua asiakkaita (sisäisiä ja ulkoisia) vielä paremmin. Kunnilla on käytössään myös samoja järjestelmiä, joihin liittyvää osaamista jaettiin jo hankkeen aikana ja voitaisiin jakaa jatkossa vielä enemmän yli kuntarajojen.

Tulevaisuuden kunnan tehtävien näkökulma jäi esiselvityksessä ennakoitua vähäisemmäksi, sillä ensin täytyi muodostaa käsitys nykyisistä tehtävistä ja niiden toimivuudesta toimistotyön hajanaisessa tehtäväkentässä. Tulevaisuuteen katsominen vaatii selkeän kuvan nykyhetkestä, jota esiselvityshankkeen työskentely teki näkyväksi. Työn muotoilussa liikkeelle täytyi lähteä toimistotyön laajan tehtäväkentän hahmottamisesta, ydintehtävien määrittelystä ja toimistotyön yhteisten prosessien tunnistamisesta. Tehtävien uudelleen muotoilu koskikin lähinnä työprosessien osia ei laajempia tehtäväkokonaisuuksia tai palveluprosesseja. Tehtävien ja prosessien yhdessä kehittäminen vaatii myös yhteisen kehittämisen kielen löytämistä, avoimuutta ja luottamuksen rakentamista, mikä ei tapahdu muutamassa kuukaudessa. Hankkeen tuloksena:

1.Pienten Lapin kuntien toimistotyön nykyhetkestä saatiin kuva, jonka perusteella toimistotyö näyttää varsin hajanaiselta ja laajalta tehtäväkokonaisuudelta, joka koostuu ydintehtävien lisäksi lukemattomista pienistä ja myös vaikeasti ennakoitavista tehtävistä. Toisaalta toimistotyö on usein varsin ”henkilökohtaista” eli yhdellä ihmisellä on tehtäviä, joita kukaan muu ei tunne tai hallitse.
2.Toimistotyöhön liittyvät haasteet nostettiin esille, niihin liittyviä ratkaisuja pohdittiin yhdessä ja esimerkiksi sähköisiin järjestelmiin liittyvää osaamista jaettiin yli kuntarajojen.
3.Työn murrokseen liittyvät haasteet ja toimistotyön kehittämistarpeet tulivat näkyviksi palvelumuotoilun ja muiden osallistavien menetelmien avulla, kun työtä tarkasteltiin uusista näkökulmista. Vaikka kaikkien menetelmien soveltaminen työn kehittämiseen ja muotoiluun ei ollut helppoa, menetelmistä saatiin rohkaisevaa kokemusta.
4.Esiselvityksen aikana tehtiin pienimuotoista työn uudelleen muotoilua eli lähinnä työprosessien osien tai joidenkin työvaiheiden kehittämistä palvelumuotoilun avulla. Kehittämisprosessin aikana kunnissa tehtiin myös pieniä kehittämiskokeiluja.
5.Esiselvitysvaiheen työskentelyä varten kunnissa käynnistettiin "toimistotiimien" säännöllinen toiminta. Hallintokuntarajat ja kuntarajat ylittävä yhdessä työskentely mahdollisti työnkuvien avaamisen ja selkeyttämisen sekä kaikille yhteisten tehtäväkokonaisuuksien tunnistamisen.
6.Hankkeessa toteutetun työskentelyn aikana vahvistui näkemys siitä, että hallintokuntarajat ylittävät "toimistotiimit" edellyttävät erilaista johtamista kuin oman yksikön johtaminen ja kuntien välisen yhteistyön tekeminen verkostomaisesti vaatii uusia johtamisen käytäntöjä.
7.Hankkeessa toteutettu kuntien yhteinen vertaistyöskentely käynnisti kuntien vuoropuhelun ja yhdessä kehittämisen toimistotyön kentässä, mikä loi hyvän pohjan kuntien konkreettiselle yhteistyölle jatkossa.
8.Toimistotyöntekijät saivat kokemusta oman työn aktiivisesta kehittämisestä, tiimityöskentelystä ja heille uusista työn kehittämisen menetelmistä.
9.Esiselvityshanke teki näkyväksi toimistotyön tärkeän roolin kaikessa kuntatyössä ja kirkasti toimistotyön merkitystä koko kunnan sujuvan toiminnan ja tuottavuuden näkökulmasta.

Toimistotyön pilotti osoitti, että työn muotoilu uusista näkökulmista ei tapahdu vain erilaisia menetelmiä hyödyntämällä, vaan se vaatii perusteellista työprosessien ja työtapojen avaamista ja tarkastelua sekä kriittisten pisteiden tunnistamista. Kun prosessit ja työntekemisen tavat on kuvattu realistisesti, voidaan aloittaa yhteisen vision rakentaminen; millainen kokonaisuus tai palvelu esimerkiksi tulevaisuuden toimistotyö on ja miten sitä tulevaisuuden kunnassa tuotetaan muun muassa digitalisaation ja vertaistyöskentelyn mahdollisuuksia hyödyntäen.

Euroopan sosiaalirahaston (ESR) rahoittaman hankkeen kuvaus

1 Hanke

2 Hakijan perustiedot