|
|
|
Hankekoodi: S21894
Hankkeen nimi: Ihmiskeskeinen digitaalinen kunta (IDK)
Toimintalinja: 3. Työllisyys ja työvoiman liikkuvuus
Erityistavoite: 7.1. Tuottavuuden ja työhyvinvoinnin parantaminen
Suunnitelman mukainen toteutusaika: Alkaa 1.1.2020 ja päättyy 31.12.2022
Toiminnan tila: Toiminta päättynyt
Vastuuviranomainen: Etelä-Savon elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus
Hakijan virallinen nimi: Kuopion kaupunki
Organisaatiotyyppi: Kunta
Y-tunnus: 0171450-7
Jakeluosoite: Tulliportinkatu 31, PL 228
Puhelinnumero: 017 182 111
Postinumero: 70101
Postitoimipaikka: Kuopio
WWW-osoite: http://www.kuopio.fi
Hankkeen yhteyshenkilön nimi: Arto Holopainen
Yhteyshenkilön asema hakijaorganisaatiossa: Innovaatiopäällikkö
Yhteyshenkilön sähköpostisoite: arto.holopainen(at)kuopio.fi
Yhteyshenkilön puhelinnumero: 0451393996
Hakijoiden lukumäärä tai tuen siirto -menettely:
Suomen ja maailman talouteen vaikuttaa tällä hetkellä kolme keskeistä globaalia megatrendiä: ilmastonmuutos, digitalisaatio ja kaupungistuminen. Kaupungit ja kunnat ovat keskellä uudistumisen paineita, jossa odotetaan kykyä uudistua megatrendien tuomassa radikaalissa toimintaympäristön murroksessa. Työn murros muuttaa työtehtäviä, toimintatapoja ja työn organisointia.
Kuopion kaupunkistrategiassa 2030 digitalisaatio on asetettu strategiaa läpileikkaavaksi tavoitteeksi. Digitalisaation odotetaan mahdollistavan palvelut kotiin, ajasta ja paikasta riippumatta, virtaviivaistavan toimintaa, synnyttävän uusia palveluinnovaatioita ja liiketoimintaa. Tavoitellut hyödyt eivät kuitenkaan synny itsestään vaan vaativat kaupungin toimintojen ja henkilöstön osaamispotentiaalin kokonaisvaltaista tarkastelua sekä toimenpiteitä joilla päästään tavoitetilaan. Palveluiden digitaalinen murros edellyttää myös uudenlaisen työn kehittämisen ja johtamisen kulttuurin vaiheittaista omaksumista henkilöstön hyvinvoinnin, sujuvan työn sekä tuottavuuden turvaamiseksi.
Hankkeen päämääränä on varautua tulevaan digitalisaatiokehitykseen luomalla uusia asukas- ja käyttäjälähtöisiä palveluiden tuottamisen tapoja. Päämäärään edetään määrätietoisella digitalisaation osaamisen nostamisella, valmennuksella ja strategisilla kokeiluilla huomioiden vaikuttavuus, työhyvinvointi ja tuottavuuden kasvu. Hanke edistää myös Kuopion tavoitteita kohti digitalisaation kypsyystasoa, jossa kunta pystyy toimimaan palvelu- ja kehitysalustana ja innovaatiotoiminnan kiihdyttäjänä vastaamaan globaaliin kysyntään. Hankkeessa saadut kokemukset levitetään hankkeen aikana alueen muihin kuntiin kumppanuusverkoston kautta.
Hankkeen päämäärään edetään seuraavien tavoitteiden kautta:
1) tilannekuvan luominen, jossa luodaan ja ylläpidetään kokonaiskuvaa tuentarpeen määrittelemiseksi ja tuen kohdentamiseksi mm. olemassa olevia digitalisaation osaamispuntari ja digitalisaation kypsyystaso-malleja
2) valmennus ja viestintä, jossa monialaisin palvelutuotantokokeiluihin osallistuville henkilöille, uudistajille, tarjotaan uudistumisen tukea ja tulevaisuuden ennakointia
3) monialaiset palvelutuotantokokeilut, jossa hanke tuottaa vähintään kolme, enintään viisi monialaista laajaa eri hallintoaloja leikkaavaa palvelutuotantokokeilua
4) vakiinnuttaminen, jossa hankkeessa hyväksi havaitut toimintatavat kytketään kaupungin rakenteisiin, päätöksentekopaikkoihin, strategisiin organisaatiokohtiin ja ohjeistuksiin
Kuopion kaupungin henkilöstö ja johdon edustajat erityisesti monialaisten tarvelähtöisiin kokeilujen osalta. Lisäksi avoimen kumppanuuden kautta muut alueen kuntien ja kuntakonserniyhtiöiden digitalisaation kehittäjät ja päätöksentekijät.
Valmennus (50 osallistujaa) on suunnattu Kuopion kaupungin digitalisaation uudistajien kärkijoukon käyttöön. Uudistajien joukko kootaan eri palvelualueilta. Valmennuksessa otetaan haltuun kuntalaislähtöisen palvelukehittämisen metodiikkaa, mm. eri palvelumuotoilun ja muutosjohtamisen keinoja. Valmennuksen tavoite on myös verkostoituminen ja vertaisoppiminen ja eri palvelualueiden rajapinnat ylittävien palveluiden mahdollistaminen.
”Ota uudistus haltuun” koulutukset (arvio väh. 250 osallistujaa) on tarkoitettu Kuopion kaupungin henkilöstön motivoituneille ja kiinnostuneille tahoille. Tarkoitus on lyhyiden verkkokoulutusten ja tietoiskujen kautta lisätä ymmärrystä digitalisaation vaikutuksesta omaan työhön ja palvelutehtävään.
Avoin kumppanuus (arvio 50 osallistujaa) mahdollistaa muiden alueen kuntien ja kuntakonserniyhtiöiden kehittäjien osallistumisen hankkeen toteutuksen seurantaan ja oppimiseen hankkeen ollessa käynnissä. Tavoitteena on sparrata ja jakaa kokemuksia onnistumisista ja epäonnistumista muille alueen kunnille miltei reaaliaikaisesti. Vertaisoppiminen ja verkostoituminen ovat myös tavoitteena avoimen kumppanuuden toiminnassa.
Varsinaisten kohderyhmien osallistujat yksilöidään rahoittajan ohjeiden mukaisesta osallistujalomakkeilla hankkeelle kerättävin tiedoin. Verkkokoulutusten osallistujat kerätään sähköisellä ilmoittautumisella.
Hankkeen välilliset kohderyhmät ovat kunnan muu henkilöstö sekä myös asiakkaat, oppilaat, sidosryhmät, jotka eivät suoraan osallistu hankkeen aikana toteutettuihin toimenpiteisiin, mutta saavat niistä tietoa tai hyötyvät kehittyvistä
toimintamalleista. Välillisiin kohderyhmiin kuuluvat myös muut kunnat sekä alueen julkiset ja yksityiset organisaatiokehittäjät, jotka pääsevät välillisesti kehittämään ja omaksumaan uudenlaisia johtamisen työkaluja osana projektia tai sen tulosten väli- ja loppujulkistusten yhteydessä.
Välilliset kohderyhmät saavutetaan mm. viestinnän keinoin (latauksia ja kävijöitä seurataan yksilöimättä)
Hankkeen yleisviestintä palveluprosessien digitalisaatiosta on avointa kaikille tahoille, mutta suunnattua erityisesti Kuopion kaupungin työntekijöille. Tarkoituksena on avoimuuden hengessä haastaa työntekijöitä osallistumaan ja ideoimaan omaa tulevaa työkuvaansa ja reflektoimaan digitalisaation antamia mahdollisuuksia muokata sitä.
Kuntalaisille suunnataan erityiskampanjoita kehittämiskokeilujen alueelta. Some-viestinnällä lisätään tietoisuutta ja samalla haastetaan kokeilujen kohderyhmiä osallistumaan uusien palveluiden kehittämiseen siten, että ne parhaiten palvelevat kuntalaisten tarpeita. Kampanjat toteutetaan pääasiassa digitaalisesti, mutta niiden osana on myös kuulemistilaisuuksia ja työpajoja kuntalaisille.
Hanke viestii ajankohtaisasioistaan tietoiskuilla Suomen kunta-alan digitalisaatiosta kiinnostuneille ja tuottaa analyyttisiä julkaisuja sekä hyviä käytäntöjä esitteleviä julkaisuja. Tavoitteena on hyvien käytänteiden jakaminen sekä tulevien kehittämiskumppanien etsintä ja tiedonvaihto.
Myönnetty EU- ja valtion rahoitus: 1 226 328
Toteutunut EU- ja valtion rahoitus: 1 103 510
Suunniteltu julkinen rahoitus yhteensä: 1 532 910
Toteutunut julkinen rahoitus yhteensä: 1 379 387
Maakunnat: Pohjois-Savo
Seutukunnat: Kuopion
Kunnat: Kuopio
Jakeluosoite:
Postinumero:
Postitoimipaikka:
Suunniteltu: 0
Toteutunut seurantatietojen mukaan: 25
Suunniteltu: 350
| Välitön | Välillinen | |
| Ekologinen kestävyys | ||
| Luonnonvarojen käytön kestävyys | 3 | 5 |
| Hankkeessa edistetään aineettomien digitaalisten palveluiden ja tuotteiden hyödyntämistä ja näin luodaan mahdollisuus myös luonnon varojen käytön kestävyyteen. Hankkeessa toteutetaan Kuopion kaupungin strategian mukaisesti resurssiviisautta sekä sovelletaan YK:n Agenda 2030 kestävän kehityksen periaatteita | ||
| Ilmastonmuutoksen aiheuttamien riskien vähentäminen | 3 | 5 |
| Hankkeessa hyödynnetään etäkokouksia ja vältetään turhaa matkustamista. Matkustaessa hyödynnetään viisas liikkumisen periaatteita ja julkisia liikennevälineitä aina silloin kun se on mahdollista (aikataulut, matkan tarkoitus ym. huomioiden). Hankkeessa toteutetaan Kuopion kaupungin strategian mukaisesti resurssiviisautta sekä sovelletaan YK:n Agenda 2030 kestävän kehityksen periaatteita. | ||
| Kasvillisuus, eliöt ja luonnon monimuotoisuus | 0 | 0 |
| Hankkeella ei ole välittömiä tai välillisiä vaikutuksia alueen kasvillisuuteen, eliöihin tai luonnon monimuotoisuuteen. | ||
| Pinta- ja pohjavedet, maaperä sekä ilma (ja kasvihuonekaasujen väheneminen) | 3 | 3 |
| Hankkeen vaikutusta pinta- ja pohjavesiin, maaperään sekä ilmaan pyritään vähentämään käyttämällä yhteydenpidoissa mahdollisuuksien mukaan etäyhteyksiä, vähentämällä turhaa papereiden jakamista sekä käyttämällä kaikissa mahdollisissa tilanteissa viisaan liikkumisen periaatteita ja julkista liikennettä. | ||
| Natura 2000 -ohjelman kohteet | 0 | 0 |
| ei vaikutusta | ||
| Taloudellinen kestävyys | ||
| Materiaalit ja jätteet | 2 | 5 |
| Hankkeen mahdollistama lisääntynyt kyvykkyys teknologian ja digitalisaation hyödyntämisessä uusissa tuotteissa sekä palveluissa mahdollistaa jätteiden määrään vähentämisen, materiaalien hyötykäytön (ts.käytön vähentämisen) sekä energia- ja materiaalitehokkuuden. Hankkeessa toteutetaan Kuopion kaupungin strategian mukaisesti resurssiviisautta. | ||
| Uusiutuvien energialähteiden käyttö | 0 | 0 |
| Hankkeella ei välitöntä vaikutusta tähän. | ||
| Paikallisen elinkeinorakenteen kestävä kehittäminen | 2 | 5 |
| Hankkeen mahdollistama lisääntynyt kyvykkyys teknologian ja digitalisaation hyödyntämisessä uusissa tuotteissa sekä palveluissa mahdollistaa tukee myös elinkeinoelämän edellytyksiä | ||
| Aineettomien tuotteiden ja palvelujen kehittäminen | 5 | 8 |
| Hankkeen mahdollistama lisääntynyt kyvykkyys teknologian ja digitalisaation hyödyntämisessä lisää aineettomien tuotteiden ja palvelujen kehittämisen mahdollisuuksia. Hankkeessa toteutetaan Kuopion kaupungin strategian kaikkia tasoja läpileikkaavaa digitalisaatiota. | ||
| Liikkuminen ja logistiikka | 3 | 5 |
| Hankkeessa edistetään digittalisaation kyvykkyyttä, joka lisää digitaalisten palvelujen hyödyntämistä mahdollistaen esim. etäpalveluita. Hankkeessa sovelletaan Kuopion kaupungin strategian viisaan liikkumisen mukaisia periaatteita. | ||
| Sosiaalinen ja kulttuurinen kestävyys sekä yhdenvertaisuus | ||
| Hyvinvoinnin edistäminen | 10 | 10 |
| Hanke tähtää välittömästi henkilökunnan työhyvinvoinnin, työmotivaation, työssäviihtymisen, keskustelukulttuurin ja tuottavuuden parantumiseen. Pitemmällä aikavälillä hyväksi todetut käytännöt jalkautetaan koko organisaation työhyvinvoinninedistämiseksi. | ||
| Tasa-arvon edistäminen | 4 | 6 |
| Hankkeella edistetään mm. yksilöllisten ratkaisujen ja henkilöstön osallistamista. | ||
| Yhteiskunnallinen ja kulttuurinen yhdenvertaisuus | 2 | 5 |
| Hanke edistää yksilöiden ja ryhmien yhdenvertaisuutta | ||
| Kulttuuriympäristö | 0 | 0 |
| Ei vaikutusta. | ||
| Ympäristöosaaminen | 0 | 0 |
| Ei vaikutusta. | ||
Kuopion kaupungin tavoite on olla ihmisläheinen digitaalinen kunta, joka on digitalisaation edelläkävijä ja suunnannäyttäjä.
Digitalisaatio mahdollistaa kuntalaisille palveluita ajasta ja paikasta riippumatta ja synnyttää uusia palveluinnovaatioita ja liiketoimintaa. Tämä vaatii kaupungin toimintojen ja henkilöstön osaamispotentiaalin kokonaisvaltaista tarkastelua sekä uusia toimenpiteitä ja työn kehittämistä. Työn murroksen suurimmat vaikutukset kohdistuvat koko organisaatioon ja työyhteisöihin ja sitä kautta tarvittavaan osaamiseen. Sopeutuminen työnmurrokseen vaatii henkilöstön digitalisaatiokyvykkyyden nostamista, uusiutumista, vanhan poisoppimista sekä uusia jatkuvan oppimisen rakenteita että työn kehittämisen mahdollistamista organisaatiolta. Myös johtaminen on muutoksessa valmentavan- ja verkostojohtamisen suuntaan.
IDK hankkeen päämääränä oli varautua tulevaan digitalisaatiokehitykseen luomalla uusia asukas- ja käyttäjälähtöisiä palveluiden tuottamisen tapoja. Hankkeessa luotiin tilannekuva Kuopion kaupungin henkilöstön digitalisaatiokyvykkyyden tuentarpeen määrittelemiseksi ja tuen kohdentamiseksi. Päämäärää edistettiin digitalisaation osaamisen nostamisella, valmennuksilla ja kokeiluilla huomioiden vaikuttavuus, työhyvinvointi ja tuottavuuden kasvu. Hanke edisti omalta osaltaan myös Kuopion tavoitteita kohti digitalisaation kypsyystasoa.
Hankkeen valmistelussa hyödynnettiin Kuopion digitalisaation tiekartan alustavaa työtä, jossa oli tunnistettu kaupunkiorganisaation eri hallintoaloja läpileikkaavia tarpeita. Digitalisaatiokyvykkyyden tilannekuva liitetään osaksi Kuopion kaupungin digitalisaation tiekartan valmistelua, ns. kyvykkyyden tiekarttana, jolla varmistetaan hankkeen toiminnan tulosten ja vaikuttavuuden kytkeytyminen osaksi palvelutuotannon käytäntöjä.
Tiekartta on väline, jonka avulla digitalisaation kokonaisuutta hallinnoidaan ja suunnitellaan systemaattisesti strategian toimenpideohjelmien kanssa. Tiekartassa kuvataan toimenpiteet, joilla edistetään kaupunkistrategian tavoitetilaan pääsyä. Tiekartta on jatkuva, päivitettävä prosessi, jolla varmistetaan mukautuminen ja ennakointi muuttuvaan maailmaan.
Hankkeen toiminta liittyi vahvasti arjessa tunnistettuihin tarpeisiin ja tarkoituksena oli osallistaa työntekijöitä ideoimaan omaa tulevaa työkuvaansa ja reflektoimaan digitalisaation antamia mahdollisuuksia työn muokkaamiseen. Kuntalaisten tietoisuutta lisättiin some-viestinnällä ja samalla haastettiin kokeilujen kohderyhmiä osallistumaan uusien palveluiden kehittämiseen esim. työpajoissa siten, että ne parhaiten palvelevat kuntalaisten tarpeita. Palvelumuotoilua sovellettiin kehittämiskokonaisuuksissa kuntalaisten osallistamiseen sekä uudistettavien palveluiden tuottamiseen. Hankkeessa toteutettiin neljätoista laajaa palvelutuotantokokeilua, joissa käytännönläheinen palvelumuotoiluvalmennus toteutettiin oikeita haasteita ratkaisten eli aidoilla kokeiluilla. Valmennuksessa mukana olleet henkilöt olivat koottu kaupungin eri palvelualueilta.
Kokeiluprosesseista viestitettiin sosiaalisen median eri kanavissa ja intranetissä kaupungin eri työntekijäryhmille sekä kuntalaisille. Tavoitteena oli luoda uudenlainen osallistava ja vuorovaikutteinen kehittämiskulttuuri kaupungin, kuntalaisten ja yritysten/ yhteistyökumppanien välille, joka innostaa sekä työntekijöitä, että kuntalaisia osallistumaan uudistustyöhön. Viestinnässä yhtenä tavoitteena oli huomioida asiakaskokemuksen merkittävyys.
Hankkeen alussa ja lopussa toteutettiin osaamiskartoitus, joka tukee tavoitteiden saavuttamisen mittaamista ja osaamistarpeiden selvittämistä. Kartoituksilla on myös merkittävä rooli koulutustarpeen muodostamisessa. Henkilöstöhallinto jatkaa henkilöstön digitaalisen kyvykkyyden kehittämistä ja osaamisen tarpeiden kartoitusta.
Opit kuntien digikehittämiseen
Palvelumuotoiluajattelu ja sen mukaiset menetelmät olivat välttämättömiä digipalveluiden kehittämisessä. Palvelumuotoiluosaajien rekrytoinnin lisäksi olennaista on lisätä avaintyöntekijöiden kokemuksia palvelumuotoilun käytöstä. Käytännössä tämä tapahtuu osallistumalla konkreettiseen muotoilutyöhön. Muotoiluajattelu kannustaa vuorovaikutukseen kuntalaisten kanssa ja luo parempaa ymmärrystä kuntalaisten tarpeista. Muotoilun menetelmiä käytettiin laajalti hankkeessa mukana olevien kaupungin työntekijöiden kanssa. Palautteen perusteella useimmat käyttöä kokeilleet työntekijät aikovat hyödyntää oppimaansa hankkeen päättymisen jälkeen.
Viestintä
Kuntalaisten ja työntekijöiden osallistaminen digipalveluiden kehittämiseen edellyttää uudenlaista viestintää. Nopeus, epävirallisuus ja kokemuksellisuus ovat kuntaviestinnälle harvinaisempia, mutta tulevaisuudessa yhä tärkeämpiä elementtejä. Viestinnän suunnittelu on käynnistettävä jo alkuvaiheessa, vaikka suunta on epävarma. Näin viestinnässä voitiin hyödyntää työntekijöiden ja kuntalaisten ymmärrystä. Hankkeessa viestinnän oivalluksia saavutettiin mm. emo-organisaatioiden ja hankkeen viestinnän jaksottamisesta, sisäisistä motivaatiokampanjoista sekä viestinnän räätälöinnistä eri sosiaalisen medioiden kanaviin. Pandemia-aikana aktiivinen ammatillinen tiedotusympäristö haastoi, mutta toisaalta myös tarjosi mahdollisuuksia uusien kohderyhmien saavuttamiseen. Sisältöjen kiinnostavuuteen ja houkuttelevuuteen sekä huomioitavuuteen pyrittiin vaikuttamaan laadun, infografiikan ja huumorin keinoin.
Hankkeen aikana haastettiin vallitsevaa johtamiskulttuuria. Hankkeen kehittämiskokonaisuuksissa esimiesten rooli ja kaupungin digikehittämisen käytänteisiin etsittiin ja löydettiin uusia toteuttamistapoja. Kehittämisen monialaisuus pakotti esimiehiä ylittämään toimialarajoja. Lähestymistapa tuotti hyviä tuloksia ja johtamiskulttuuri on syytä huomioida digikehittämisessä tulevaisuudessakin.
Osaamisen tason nosto
Osaamisen puute on usein digitalisaation etenemisen jarruna. Osaamisen hallinta ja osaamisen tason nostomenetelmät (menetelmät osaamisen tason nostamiseen) ovat olennainen osa digikehittämistä. Henkilöstöhallinnon tilannekuva henkilöstön osaamistasosta ja joustavat toimet osaamisen nostamiseksi ovat tulevaisuudessa selkeä kehittämiskohde, jossa digitalisaatio tarjoaa mahdollisuuksia. Lähiesimiehet ja työntekijät hakeutuvat mielellään perinteisen luentokoulutuksen pariin, joka ei välttämättä ole tehokasta oppimisen kannalta tai joustavaa.
Uudenlaisia, tiimipohjaisia paketteja osaamisen nostamiseksi kokeiltiin hankkeessa, mutta niiden käytettävyys ja osallistujien käyttötottumus vaatii vielä kehittämistä. Yhteisöllinen digioppiminen on sidottava tiukasti organisaation strategiaan ja kehittämistavoitteisiin. Valmennuksissa heti alussa siirtyminen ja pitkä toiminta etätoteutuksiin tuotti arvokasta osaamista etävalmennuksen ja sen mahdollistavien jaettujen työalustojen sekä etäkokousohjelmistojen soveltamisesta kehittämistyössä.
Toimialalähtöisyys
Kunta-alan toimialaymmärrys on olennainen osa kuntakehittämistä. Yritysmuotoisten organisaatioiden kehittämisen lähestymistapa ei sellaisenaan toimi. Toiminta on räätälöitävä huomioiden päätöksentekoprosessit ja työn luonne. Digitaalisten kuntapalveluiden lakisääteisten velvoitteiden tuomat erityispiirteet, palveluvalikoima, pullonkaulat ja kehittämistarpeet on huomioitava tulevassa koulutus- ja kehittämisyhteistyössä.
Tulevaisuus
Valtakunnallinen suunta on selkeä: Suomen kuntien digitalisaatio etenee osana pito- ja vetovoimatyötä, ratkaisuna työvoiman saatavuuden haasteisiin sekä paremman toimintaympäristön rakentamisena niin asukkaille kuin yrityksille. Kuopiolla ja Savonia-ammattikorkeakoululla on hankkeessa syntynyttä vahvaa osaamista ja kokemuksia, joiden jakaminen muiden vastaavassa tilanteessa olevien kuntien käyttöön olisi tarkoituksenmukaista. Samalla Kuopion oma digitalisaatiokehitys jatkuu ja on leviämässä uusiin palveluihin.