Euroopan unioni Vipuvoimaa EU:lta

Euroopan sosiaalirahaston (ESR) rahoittaman hankkeen kuvaus

1 Hanke

Hankekoodi: S22821

Hankkeen nimi: Kainuun Kuntien ja Kajaanin ammattikorkeakoulun digitalisaation kehittäminen -hanke

Toimintalinja: 9. REACT-EU:n ESR-toimenpiteet

Erityistavoite: 12.3. Digitaalisten taitojen parantaminen

Suunnitelman mukainen toteutusaika: Alkaa 1.5.2022 ja päättyy 31.10.2023

Toiminnan tila: Toiminta päättynyt

Vastuuviranomainen: Pohjois-Pohjanmaan elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus

2 Hakijan perustiedot

Hakijan virallinen nimi: Kajaanin Ammattikorkeakoulu Oy

Organisaatiotyyppi: Ammattikorkeakoulu

Y-tunnus: 2553600-4

Jakeluosoite: PL 52

Puhelinnumero: 0447101620

Postinumero: 87101

Postitoimipaikka: Kajaani

WWW-osoite: http://www.kamk.fi

Hankkeen yhteyshenkilön nimi: Ari Kainulainen

Yhteyshenkilön asema hakijaorganisaatiossa: projektipäällikkö

Yhteyshenkilön sähköpostisoite: ari.kainulainen(at)kamk.fi

Yhteyshenkilön puhelinnumero: 0445514565

Hakijoiden lukumäärä tai tuen siirto -menettely:

3 Suunnitelman mukainen tiivistelmä toteutuksesta

Tulevaisuuden kunta menestyy asiakaskokemukseen panostamalla ja digitalisuuden mahdollisuuksia hyödyntämällä. Digitalisaation merkitys tulevaisuuden kunnissa on laajempi kuin osataan edes vielä tunnistaa. Digitalisaatiolta odotetaan toiminnan tehostumista, tuottavuushyötyjä sekä käytettävissä olevien resurssien uudelleenkohdistamista. Digitalisaatio ei ole kunnille enää vaihtoehto vaan elinehto. Digitalisaatio on uudenlaisten toimintatapojen, yli sektori- ja kuntarajojen välistä yhteistyön rakentamista ja hallitun yhteistyön mahdollistamista. Digitalisaatiota kehitettäessä olemassa olevat rakenteet on mietittävä uudelleen. Digitalisaation hyödyntäminen parhaalla mahdollisella tavalla ei ole nykyisten prosessien muuttamista digitaaliseen muotoon, vaan asiakaslähtöistä palvelujen uudelleen suunnittelua ja koko toimintamallin muutosta.

Digitalisaatio voi
•Mahdollistaa kuntien säilymisen toimintakykyisinä ja elinvoimaisina
•Tarjota säästöpotentiaalia
•Parantaa kuntien sisäisiä prosesseja
•Kehittää osaamista
•Helpottaa kuntalaisten tavoittamista ja osallistamista
•Mahdollistaa yhdenvertaisten palvelujen tarjoamisen
Digitalisaation edistäminen vaatii nykytilan kartoittamista ja ymmärtämistä; niiden pohjalta on asetettava tavoitteet kehittämiselle. Saavutettavat säästöt riippuvat vahvasti kuntien tavoitteista ja tahtotilasta.

Hankkeen kohderyhmän muodostavat kuusi Kainuun kuntaa ja Kajaanin ammattikorkeakoulu sekä niiden henkilöstö. Korona-aika on haastanut näiden organisaatioden toiminnan. Asiakkaita (kuntalaiset, yritykset) ei ole pystytty tapaamaan henkilökohtaisesti niin kuin ennen. Palvelut tulee pystyä järjestämään tehokkaasti yhä enemmän ilman fyysistä tapaamista. Kajaanin ammattikorkeakoulun osalta digitalisaatio on tapahtunut nopeasti opetuksen osalta koronan aikana. Sen sijaan hallinnon ja tukipalveluiden osalta systemaattinen tarvelähtöinen digitalisaation kehittäminen on puuttunut lähes kokonaan. Nämä tekijät ovat pakottanut organisaatiot miettimään toiminnan uudella tavalla ja tämä muutos on pysyvää.

Projektin toimenpiteet jakautuvat kahteen toisiaan täydentävään osaan. 1. osassa painopiste on hankkeeseen osallistuvien organisaatioiden yhteisissä sekä organisaatiokohtaisissa työpajoissa ja digitiekarttojen työstämisessä. Digitiekartta on digitalisaation edistämisen suunnitelma siitä, mitä ja miksi digitalisoidaan, missä järjestyksessä ja millä aikataululla. Se pitää sisällään toimenpidekokonaisuuksia, toimenpiteitä sekä niiden vastuuttamista. Tiekartassa määritellään digitavoitteet, digitalisaatiolupaukset ja visio siitä, mihin organisaatio on matkalla. 2. osassa toteutetaan digitiekarttojen mukaisia toimenpiteitä sekä kehitetään henkilöstön osaamista. Osaamisen kehittämisen avulla varmistetaan, että digitalisaation käyttö on mahdollisimman tehokasta ja sujuvaa.

Hankkeen kokonaiskustannus on 212 649 € ja toteutusaika 1.5.2022-31.10.2023.

4 Hankkeen kohderyhmät

4.1 Varsinaiset kohderyhmät

Hankkeen kohderyhmän muodostavat kuusi (6) Kainuun kuntaa (Hyrynsalmi, Kajaani, Paltamo, Puolanka, Ristijärvi ja Sotkamo) ja Kajaanin ammattikorkeakoulu sekä niiden henkilöstö. Keskeisenä henkilöstönä ovat kunnissa ja ammattikorkeakoululla palveluita tuottavat ja niiden kehittämisestä vastaavat henkilöt. Kuntien henkilöstö on hyvin laaja. Toimenpiteet eivät pääsääntöisesti koske kuntien opetushenkilöstöä. Ammattikorkeakoulun osalta keskiössä ovat KamIT, hallinto sekä muut tukipalveluita tuottavat tahot ja henkilöt.

Digitiekarttavaiheessa keskeinen kohderyhmä ovat organisaatioiden kyseisten toimialojen vastuuhenkilöt. Jatkotoimenpiteiden (osaamisen kehittäminen) osalta kohderyhmät tarkentuvat digitiekarttatyön myötä. Erityisesti kohderyhmänä ovat ne henkilöt, jotka toteuttavat digitaalisia palveluita asiakasrajapinnassa.

4.2 Välilliset kohderyhmät

-Kainuun kuntien asukkaat
-Kainuun kunnissa vierailevat
-Etätyömahdollisuuksia kartoittavat henkilöt
-Kainuulaiset yritykset sekä niiden henkilöstö
-Kajaanin ammattikorkeakoulun opiskelijat sekä opiskelijaksi hakevat

5 Projektin julkinen rahoitus, euroa

Myönnetty EU- ja valtion rahoitus: 170 119

Toteutunut EU- ja valtion rahoitus: 156 177

Suunniteltu julkinen rahoitus yhteensä: 212 649

Toteutunut julkinen rahoitus yhteensä: 195 537

6 Maantieteellinen kohdealue

Maakunnat: Kainuu

Seutukunnat: Kajaanin, Kehys-Kainuun

Kunnat: Paltamo, Ristijärvi, Puolanka, Kajaani, Sotkamo, Hyrynsalmi

Toteutuspaikan osoite, jos hanke toteutetaan yhdessä paikassa

Jakeluosoite:

Postinumero:

Postitoimipaikka:

7 Hakemusvaiheessa ilmoitettavat arviot hankekohtaisista seurantiedoista

7.1 Osallistuvien yritysten lukumäärä

Suunniteltu: 0

Toteutunut seurantatietojen mukaan: 0

7.2 Osallistuvien henkilöiden lukumäärä

Suunniteltu: 257

8 Horisontaaliset periaatteet

8.1 Sukupuolten tasa-arvo

Hankkeessa on tehty toimintaympäristön analyysi sukupuolinäkökulmasta: Kyllä
•Kuntasektorin henkilöstö on enemmistöltään naisia. Tilastokeskuksen mukaan vuonna 2020 valtakunnallisesti koko kuntasektorin henkilöstöstä oli naisia 80 %. Toisaalta Sote-sektorin osuus koko kuntahenkilöstöstä (vuoden 2019 tieto) on 55 % Sote-sektorilla työskentelevien naisten osuus koko kuntahenkilöstä on 47 %. Tämä hanke koskee kuntasektoria soten ulkopuolella. Muusta kuntasektorin henkilöstöstä naisten osuus on kuitenkin silti 73 %. Tieto- ja viestintätekniikka-alalla työskentelevistä on EU:ssa naisia vain 17 % (EIGE, Euroopan tasa-arvoinstituutti 2015). Alan kiinnostavuus on todennäköisesti edelleenkin myös Suomessa hyvin miesvaltainen. Kajaanin ammattikorkeakoulun osalta kohderyhmänä olevista henkilöistä hallinnon ja tukipalveluiden osalta enemmistö on naisia. Tietoteknisistä palveluista vastaavan KamIT:n kohdalla jakauma on päinvastainen.
Sukupuolinäkökulma on huomioitu hankkeen toiminnassa (valtavirtaistaminen): Kyllä
Sukupuolinäkökulma huomioidaan erityisesti siinä vaiheessa, kun digitiekarttojen toimenpiteitä lähdetään toteuttamaan. Digitiekarttoja työstettäessä huomioidaan eri sukupuolten osuudet niissä toiminnoissa, mitä mahdollinen digitalisaatio koskee.
Hankkeen päätavoite on sukupuolten tasa-arvon edistäminen: Ei
Hankkeessa selvitetään Kainuun kuntien sekä Kajaanin ammattikorkeakoulun digitalisaation nykytila ja tarpeet ”koronan jälkeisessä” ympäristössä. Nykytilanteen ja tarpeiden pohjalta osallistuville organisaatioille tehdään konkreettiset digitiekartat ja suunnitelmat digitalisaation kehittämiseksi.

8.2 Kestävä kehitys

VälitönVälillinen
Ekologinen kestävyys
Luonnonvarojen käytön kestävyys 5 0
Hankkeen ytimessä on digitaalisuus ja sen lisääminen kunnissa ja KAMK:ssa. Digitaalisuuden lisääminen vaikuttaa lähtökohtaisesti vähentävästi luonnonvarojen käyttöön. Toimintamallit, jossa digitaalisuus korvaa aiemmin paperilla tehdyt ja henkilökohtaista tapaamista vaativat toimenpiteet, vähentävät luonnonvarojen käyttöä. Digitaalisuudella pyritään myös vähentämään matkustamista. Se tukee näin ollen siirtymistä kohden vihreää siirtymää.
Ilmastonmuutoksen aiheuttamien riskien vähentäminen 4 2
Hankkeen ytimessä on digitaalisuus ja sen lisääminen kunnissa. Digitaalisuuden lisääminen vaikuttaa lähtökohtaisesti vähentävästi luonnonvarojen käyttöön. Toimintamallit, jossa digitaalisuus korvaa aiemmin paperilla tehdyt ja henkilökohtaista tapaamista vaativat toimenpiteet, vähentävät luonnonvarojen käyttöä. Digitaalisuudella pyritään myös vähentämään matkustamista. Se tukee näin ollen siirtymistä kohden vihreää siirtymää.
Kasvillisuus, eliöt ja luonnon monimuotoisuus 0 0
Ei vaikutusta
Pinta- ja pohjavedet, maaperä sekä ilma (ja kasvihuonekaasujen väheneminen) 0 0
Ei vaikutusta
Natura 2000 -ohjelman kohteet 0 0
Ei vaikutusta
Taloudellinen kestävyys
Materiaalit ja jätteet 4 0
Digitaalisilla menetelmillä pyritään pääsääntöisesti korvaamaan ja tehostamaan vanhoja menetelmiä, toimintatapoja ja palveluita. Sillä vähennetään mm. paperin käyttöä. Kunnissa, oppilaitoksissa ja julkisella sektorilla käytetään edelleenkin suuret määrät paperia. Digitaalisuuden kautta tavoitteena on vähentää sitä merkittävästi. Digitalisoidut prosessit säästävät paperia. Käyttömahdollisuuksia on esim. lupapalveluissa, sähköisissä kokouskäytännöissä, asiakaspalautteiden keruussa, laskujen käsittelyssä, toimisto-ohjelmien täysimääräisessä hyödyntämisessä, vesimittarilukemien ilmoittamisessa, käyttöoikeuksissa sekä kunnallisten rakennusten tyhjäkäytön varausmahdollisuuksissa.
Uusiutuvien energialähteiden käyttö 4 3
Kunnat ja oppilaitokset ovat osaltaan merkittävä energian käyttäjä. Energian käytön vähentäminen on yksi osa digitaalisuuteen liittyvistä tavoitteista. Kuntasektorilla yhteistyö muiden kuntien kanssa on tärkeää. Hankkeessa kunnat miettivät myös yhteistyön kehittämistä. Digitalisaatio tuottaa ratkaisuja, joilla voidaan saavuttaa merkittäviä päästövähennyksiä. Kunnat voivat osaltaan toimia myös esimerkkinä yksityiselle sektorille.
Paikallisen elinkeinorakenteen kestävä kehittäminen 4 4
Hankkeessa uudistetaan Kainuun kuntien ja Kajaanin ammattikorkeakoulun toimintaa. Sillä on sekä suoria että välillisiä vaikutuksia myös yksityiselle sektorille. Paremmin ja tehokkaammin toimivat palvelut parantavat myös yritysten toimintaedellytyksiä ja kilpailukykyä. Digitaaliset palvelut esim. asiakastiedon ja paikkatiedon hallinnan sekä kiinteistöjen toiminnanohjauksen ratkaisut voivat tarjota uusia mahdollisuuksia alueen yrityksille.
Aineettomien tuotteiden ja palvelujen kehittäminen 7 4
Hankkeessa kehitetään ja uudistetaan kuntien ja ammattikorkeakoulun toimintatapoja ja prosesseja. Digitaaliset palvelut ovat lähtökohtaisesti aineettomia tuotteita ja palveluita. Digitalisaation myötä kuntiin saattaa syntyä myös uudenlaisia digitalisaatioon perustuvia tuotteita ja palveluita.
Liikkuminen ja logistiikka 4 2
Digitalisten palveluiden, etätyön ja sähköisten kokouskäytänteiden lisäämisellä on suora vähentävä vaikutus liikkumisen tarpeisiin. Asiakkaiden (kuntalaisten) ei tarvitse tulla paikan päälle palveluita saadakseen. Samoin myös kunnan henkilöstön liikkumisen tarvetta on mahdollista vähentää. Hankkeen järjestämiin valmennuksiin on mahdollista osallistua etänä, mikä osaltaan vähentää liikkumisen tarvetta.
Sosiaalinen ja kulttuurinen kestävyys sekä yhdenvertaisuus
Hyvinvoinnin edistäminen 3 0
Digitalisuuden keinoin hankkeen organisaatioilla on mahdollisuus lisätä (erityisesti kuntalaisten) osallistamista, osallistumista ja saavutettavuutta. Esimerkiksi sosiaalisen median avulla kuntalaisten mielipiteitä pystytään paremmin hyödyntämään päätöksen teon tukena. Työntekijöiden digiosaamisen lisääntyminen vaikuttaa postiviivisesti heidän työhyvinvointiinsa. Kuitenkin pitää samalla huomioida se, että osa kuntalaisista ei käytä mitään digitaalisia palveluita. Vuonna 2017 arvoitiin, että n. 12% suomalaisista ei ole käyttänyt internettiä viimeiseen 3 kuukauteen. Tällaiset asiat pitää huomioida digitaalisia palveluita kehitettäessä. Ammattikorkeakoululla lähtökohtaisesti digitalisaatio on paremmin hallussa. Uudet toimintatavat edellyttävät kuitenkin osaamisen kehittämistä.
Tasa-arvon edistäminen 4 0
Kuntasektorilla työskentelevissä on selkeä enemmistö naisia. Digitaalisuus ja digitaalisuuden kehittäminen on itsessään sukupuolineutraalia. Digitaalisuuden kehittämisen ja osaamisen kehittämisen keinoin edistetään näin ollen myös tasa-arvon kehittämistä. Digitiekarttoja laadittaessa huomioidaan mahdolliset tasa-arvoon liittyvät kysymykset.
Yhteiskunnallinen ja kulttuurinen yhdenvertaisuus 4 0
Hankkeessa huomioidaan tarpeen mukaan henkilöstön erilaiset taustat ja niiden mahdolliset vaikutukset uusien toimintatapojen kehittämisessä ja käyttöönotossa. Maahanmuuttajataustaisten osuus erityisesti kunnissa on lisääntynyt. Digitaalisia palveluita kehitettäessä on huomioitava, että palveluissa käytettävä kieli on mahdollisimman selkeää ja ymmärrettävä.
Kulttuuriympäristö 2 0
Digitaalisten palveluiden keinoin on mahdollista lisätä sekä kuntalaisten että muiden tietämystä kunnan kulttuuripalveluista ja -ympäristöstä. Samoin voidaan nostaa paremmin esille kunnan maisema- ja luotoarvoja.
Ympäristöosaaminen 3 0
Digitaalisuuden ja digitaalisten palveluiden lisäämisellä on merkittävä rooli kestävän kehityksen ja vihreän siirtymän näkökulmasta. Hanke lisää kuntien ja ammattikorkeakoulun osaamista ja tietoisuutta ympäristöasioista.

9 Loppuraportin tiivistelmä

Digitalisaation merkitys tulevaisuuden kunnissa on laajempi kuin osataan edes vielä tunnistaa. Digitalisaatiolta odotetaan toiminnan tehostumista, tuottavuushyötyjä sekä käytettävissä olevien resurssien uudelleenkohdistamista. Digitalisaatio ei ole kunnille enää vaihtoehto vaan elinehto. Digitalisaatio on uudenlaisten toimintatapojen, yli sektori- ja kuntarajojen välistä yhteistyön rakentamista ja hallitun yhteistyön mahdollistamista. Digitalisaatiota kehitettäessä olemassa olevat rakenteet on mietittävä uudelleen.

Em. ajatukset olivat lähtökohtana Kainuun kuntien ja Kajaanin ammattikorkeakoulun digitaalisuuden kehittäminen -hankkeen toteutukselle. Hankkeessa oli mukana kuusi Kainuun kuntaa ja Kajaanin ammattikorkeakoulu (KAMK).

Hankkeen tavoitteena oli selvittää Kainuun kuntien sekä Kajaanin ammattikorkeakoulun digitalisaation nykytila ja tarpeet ”koronan jälkeisessä” ympäristössä. Nykytilanteen ja tarpeiden pohjalta osallistuville organisaatioille tehtiin konkreettiset digitiekartat ja suunnitelmat digitalisaation kehittämiseksi. Digitiekartta antaa näin kokonaisvaltaiset suuntaviitat palvelujen ja prosessien uudistamiselle digitaalisten ratkaisujen avulla. Digitiekartassa esille nousseiden tarpeiden ja suunnitelmien pohjalta toimenpiteillä kehitetään kuntien ja KAMK:n henkilöstön osaamista, digitaalisia taitoja ja toimintatapoja sekä tehostetaan organisaatioiden sisäisiä prosesseja (Osa 2). Toiminnalla tavoitellaan myös tehostamisen ohessa konkreettisia säästöjä.

Hankkeen toimenpiteet jakautuivat kahteen toisiaan täydentävään osaan. Keskeiset toimenpiteet olivat seuraavat
Osa 1.
• Lähtötilanteen kartoitus kuntakohtaisilla johtoryhmähaastatteluilla ja ammattikorkeakoulun johdon haastatteluilla sekä henkilöstölle suunnatuilla sähköisillä kyselyillä.
• Organisaatioiden yhteiset työpajat, joissa muodostetiin yhteiset raamit ja runko Kainuun kuntien ja Kajaanin ammattikorkeakoulu digitiekartoille.
• Organisaatiokohtaiset työpajat, joissa määriteltiin digitiekartan sisällöt.
• Lopputuloksena 3-5 vuoden digitiekartta kaikille hankkeessa mukana oleville kunnille ja KAMK:lle sekä kuntien digitalisaation edistämisen yhteistyömalli.
Osa 2.
• Digitiekartoissa esille nousseiden toimenpiteiden toteutus ja jatkotoimenpiteiden suunnittelu. Digitiekartan mukaisten toimenpiteiden työstäminen sekä henkilöstön osaamisen kehittäminen

Digitiekarttojen rakenne oli seuraava:
• Ylätavoite (visio 2027), joka kuvaa mihin digitalisaation edistämisellä pyrimme
• Alatavoitteet, jotka mahdollistavat asetetun vision toteutumisen
• Toimenpiteet, vastuuhenkilöt ja aikataulut, jotka mahdollistavat alatavoitteiden toteutumisen
• Lupaukset digitalisaation edistämisestä

Digitiekarttojen toimenpiteissä nousi esille monia erilaisia toimenpiteitä. Suuri osa niistä oli samoja muiden kanssa. Teemat liittyivät mm. osaamisen kehittämiseen, sähköisten palveluiden laaja-alaiseen kehittämiseen, viestinnän kehittämiseen ja datan ja tekoälyn tehokkaampaan hyödyntämiseen. Taustalla oli kuntien ja Kajaanin ammattikorkeakoulun omat strategiat.

Koulutusten osalta teemoina oli mm. Tietoturva, Data ja tiedolla johtaminen, Tehokkaat etäkokoukset, Tekoälyn hyödyntäminen ja mahdollisuudet, Ohjelmistorobotiikka ja Sosiaalisen median hyödyntäminen kuntien viestinnässä. Lähtökohtaisesti kaikki koulutukset toteutettiin etänä ja niistä tuli myös aina tallenne.

Kaikkiaan digitiekarttatyöpajoihin ja koulutuksiin osallistui 333 eri henkilöä.

Digitiekartta on dynaaminen asiakirja, joka vaatii jatkuvaa päivittämistä. Digitiekartan toimenpiteiden toteuttaminen vaatii myös resursseja. Hankkeen lopussa on käyty keskustelua siitä, olisiko mahdollista uuden hankkeen avulla auttaa kuntia ja KAMK:ia toimenpiteiden toteuttamisessa. Lisäksi uusina teemoina on esille noussut mm. digihyvinvointi ja digitaalisten palveluiden saavutettavuus.