|
|
|
Project code: S22844
Project name: Exploring functions and processes from a digital perspective
Policy: 9. REACT-EU ESF measures
Specific objective: 12.3. Improving digital skills
Planned completion time: Start 1.8.2022 and end 31.12.2023
Operational status: Ended
Responsible authority: Centre for Economic Development, Transport and the Environment South Savo
Official name of the applicant: Joensuun kaupunki
Organisation type: Municipality
Business ID: 0242746-2
Street: Rantakatu 20
Telephone number: 0132677111
Postal code: 80100
City/town: JOENSUU
Website: http://www.joensuu.fi
Project contact person's name: Penttinen Pekka Olavi
Contact person's position in the organisation: Tietohallintopäällikkö
Contact person’s email address: pekka.penttinen(at)joensuu.fi
Contact person's phone number: 0505923759
Number of applicants or subsidy transfer:
The project looks for the root causes and finds out how the city's services can be improved and made more efficient with various measures. Digitalisation is strongly involved in the review and its potential is taken into account in the development of services.According to repeated feedback from employees, the meaning of work suffers due to various administrative processes and other repetitive tasks related to work. Despite various discussions and clearing attempts, it has been challenging for the employer to effectively develop work processes and systems in a way that clearly reduces employee frustration and the workload they experience. The aim is to free up employees' time for immediate client work, simplify non-value-added work steps and thus ensure that employees can spend more of their working time on jobs that are in line with their professional identity. Through this, well-being at work will also improve and the city of Joensuu's holding power will increase.
In addition, during the project, a digital learning environment will be introduced for the city's staff, in which the key training materials for the staff will be compiled so that their performance can be monitored and verified.The project focuses on the introduction of a learning environment in terms of content production, guidance and the development of operating methods, and creates an operating model in which the digital learning environment is an integral part of maintaining and ensuring the professional skills of employees. Supervisors are also trained in a new kind of operating model management.
New solutions will be developed for existing services and processes as part of the project's development work, and the introduction of a digital learning environment will also be developed. The measures will promote a green transition.
Hankkeessa keskitytään Joensuun kaupungin toimintoihin sekä henkilöstön osaamiseen. Henkilöstöä Joensuun kaupungilla on kokonaisuudessaan noin 2700. Hankkeessa keskitytään erityisesti varhaiskasvatuksen ja koulutuspalveluiden työtapoihin, mutta käytännössä kaikki kaupungin työyhteisöt ovat mahdollisia tarkastelun kohteita. Toiminnot sekä kohderyhmät, joiden osalta tehdään tarkempaa kartoitusta, tarkentuvat hankkeen alussa tehtävissä määrittelyissä, mutta esihenkilöt tulevat varmuudella olemaan yksi keskeinen kohderyhmä niin tarkastelun kuin kehittämisen ja jalkauttamisen osalta.
Kaupungin prosesseja tullaan tarkastelemaan laaja-alaisesti niin toimintatapojen, vaikuttavuuden kuin kyselyiden pohjalta muodostuvan kokonaiskuvan pohjalta.
Vaikka itse hankkeessa keskitytään Joensuun kaupungin toimintaan, prosesseihin sekä henkilöstöön, niin hankkeessa toteutettavista muutoksista sekä kehitysvaikutuksista pääsevät nauttimaan välillisesti myös kaupungin asukkaat, eli noin 75 000 asukasta sekä myös sidoskumppanit. Hankkeen aikana toiminnot ja palvelut kehittyvät, onkin erittäin todennäköistä, että joidenkin yhteistyötahojen osalta tulee muutoksia toimintatapoihin ja sitä kautta myös hyötyä heille.
EU and State funding granted: 156 144
EU and State funding used: 103 969
Planned public funding (total): 195 180
Planned public funding used (total): 129 962
Regions: North Karelia
Subregions: Joensuu
Municipalities: Joensuu
Street:
Postal code:
City/town:
Planned: 0
Completed according to monitoring information: 1
Planned: 170
| Direct | Indirect | |
| Luonnonvarojen käytön kestävyys | 0 | 0 |
| Vaikea arvioitava tässä vaiheessa | ||
| Ilmastonmuutoksen aiheuttamien riskien vähentäminen | 2 | 3 |
| Henkilöstölle voidaan tehdä koulutusmateriaalia, kuinka omilla työtehtäviin tehtävillä muutoksilla voi vähentää ilmastonmuutoksen riskiä. | ||
| Kasvillisuus, eliöt ja luonnon monimuotoisuus | 0 | 0 |
| Vaikea arvioitava tässä vaiheessa | ||
| Pinta- ja pohjavedet, maaperä sekä ilma (ja kasvihuonekaasujen väheneminen) | 2 | 2 |
| Prosessien muuttamisen yhteydessä tarkastellaan, että tapahtuuko niissä turhaa liikkumista, joka omalta osaltaan tuottaa päästöjä. Kaikki turha liikkuminen pyritään poistamaan. | ||
| Natura 2000 -ohjelman kohteet | 0 | 0 |
| Vaikea arvioitava tässä vaiheessa | ||
| Materiaalit ja jätteet | 2 | 3 |
| Digitalisoinnin avulla vähennetään papereiden toimitusta, tulostamista sekä sitä kautta syntyvää paperijätteen määrää. | ||
| Uusiutuvien energialähteiden käyttö | 0 | 0 |
| Vaikea arvioitava tässä vaiheessa | ||
| Paikallisen elinkeinorakenteen kestävä kehittäminen | 0 | 0 |
| Vaikea arvioitava tässä vaiheessa | ||
| Aineettomien tuotteiden ja palvelujen kehittäminen | 2 | 3 |
| Oman toiminnan osalta palvelut kehittyvät sekä tehostuvat. | ||
| Liikkuminen ja logistiikka | 2 | 4 |
| Mahdollistetaan palveluiden hakeminen sekä käyttäminen aika- ja paikkariippumattomasti tulevaisuudessa, mikäli siihen on mahdollisuus. | ||
| Hyvinvoinnin edistäminen | 2 | 5 |
| Työntekijöiden osalta työtyytyväisyys lisääntyy mielekkäiden työtehtävien johdosta. Osaamista ja tietämystä on saata lisättyä eri työntekijäryhmissä, joten myös työssä viihtyvyys on kasvanut, kun työtekijöillä on mahdollisuus päivittää omaa osaamistaan. | ||
| Tasa-arvon edistäminen | 2 | 5 |
| Henkilöstön osalta voidaan digitaalisessa oppimisympäristössä toteuttaa koulutuksia, joissa käsitellään tasa-arvoa. Koulutusten suorittamista voidaan seurata ja näin varmentaa, että niitä myö tehdään. Lisäksi työntekijöiden osaamista sekä tietämystasoa on saata lisättyä eri työntekijäryhmien osalta. | ||
| Yhteiskunnallinen ja kulttuurinen yhdenvertaisuus | 1 | 2 |
| Vaikea arvioida tarkemmin tässä vaiheessa | ||
| Kulttuuriympäristö | 1 | 1 |
| Vaikea arvioida tarkemmin tässä vaiheessa | ||
| Ympäristöosaaminen | 1 | 4 |
| Koulutusta ja opastusta tulevaisuudessa niiltä osin kuin kulloinkin nähdään tarpeellisena. |
The project looked for root causes and at the same time found out how the city's services can be improved and made more efficient with various measures. In the review, digital was strongly included and its possibilities were taken into account, if it made sense in connection with the development of services. In the project, special attention was paid to eliminating administrative processes and performing repetitive tasks and to lighten the workload. During the project, functions and processes were developed and made more efficient throughout the organization, leaving employees with more time for immediate customer work and work tasks according to their professional identity.
During the project, a digital learning environment was put into use for the city's personnel, in which the key training materials for the personnel were compiled in such a way that their completion can also be monitored and verified. The project focused on the implementation of the learning environment and content production. During the project, an operating model was created in which the digital learning environment is an inherent part of maintaining and ensuring employees' professional skills. The digital learning environment Moodle offered a new kind of learning environment that harmonized electronic orientation processes and that enables equal learning for everyone, regardless of time and place. Through the Moodle training, the staff has developed readiness for independent work and at the same time it has ensured the further development of the Moodle learning environment.
With the results achieved during the project and the feedback received from them, genuine interest has been awakened in the staff to develop their own activities and processes even more boldly and efficiently. In addition, the digital learning environment offers new opportunities that help in the implementation of new trainings and harmonize electronic orientation processes.